Zurich

År 2009 minskade vi våra resekostnader med 400 000 euro på att använda online- och videomöten i våra projekt och för andra interna möten.
Karl Mårtensson, Maintenance Manager

Ökat tempo i utvecklingsprojekt

Genom ett webbaserat projektverktyg med hög prestanda och enkel access har Zurich ökat tempot i sina utvecklingsprojekt. Att driva internationella projekt inom Zurich ställer höga krav på säkerhet och tillgänglighet, något en molnbaserad lösning kan möta. Valet föll på Projectplace, något som också medfört stora besparingar genom minskat resande.

Bakgrund

Försäkringsbolaget Zurich är världens näst största generella försäkringsbolag för företag. I Norden finns 200 medarbetare, 700 kunder och kontor på sex orter. Den starka lokala förankringen stärker förståelsen för kundernas risker och hur dessa kan hanteras. Kontoren samarbetar även i projekt med de övriga kollegorna runtom i Europa.

Zurichs utvecklingsavdelning i Stockholm ansvarar för att utveckla lösningar som även passar för andra marknader i den globala koncernen. Detta ställer stora krav på kommunikation och samarbetsmöjligheter, vilka koncernens gemensamma intranät av olika skäl inte kan möta.

Behov

I utvecklingsprojekt inkluderas i många fall externa konsulter. De behöver ha åtkomst till samma funktioner, arbeta i gemensamma dokument och använda samma terminologi som projektet i övrigt. När versioner av dokument ändras ska alla projektmedlemmar, både externa och interna, kunna ha tillgång till den senaste versionen. Därför är en aktiv versionshantering central.

Det är inte heller ovanligt att flera personer arbetar samtidigt i samma dokument. Detta ställer krav på att verktyget kan hantera de konflikter som uppkommer när olika versioner sparas. Emellanåt finns också behov av att kunna gå tillbaka till tidigare versioner.

Utöver en gemensam projektplattform behöver Zurich också förutsättningar för kommunikation i realtid. I samband med telefon- och videomöten måste företaget kunna dela dokument online och låta alla ta del av samma information, så att varje enskild marknad blir involverad och känner engagemang för affärsutvecklingen.

 I och med finanskrisen ökade Zurich användningen av telefon- och videomöten, både för att minska kostnader och för att bli än mer effektiva.

För de enskilda deltagarna är det viktigt att IT-verktyget är intuitivt. Det behöver vara lättillgängligt från olika webbläsare, samt från den Citrixlösning som Zurich använder. Tillgången till verktyget får inte heller begränsas av att någon kommer från en annan domän, eftersom ungefär 40 procent av projektmedlemmarna är externa.

Resultat

När Zurich hade gått igenom sina behov föll valet på Projectplace som den bästa lösningen. Företaget började använda verktyget år 2007, och redan från början upplevdes det som en enklare och bättre lösning än den egna infrastrukturen.

Varje projekt medför mycket kommunikation. Projectplace ger både anställda och andra projektmedlemmar en möjlighet att vara involverade och kommunicera med varandra, samtidigt som processen kan löpa på som vanligt. 

Effektivitetsmässigt har användningen av videokonferenser i kombination med onlinemötesfunktionen i Projectplace inneburit att Zurich har kunnat spara stora belopp. Under 2009 gjordes rena resekostnadsbesparingar på nästan 400 000 euro genom att man använde videokonferenser och onlinemöten i stället för att träffas fysiskt. Förutom den ekonomiska besparingen görs även en betydande tidsbesparing. Genom att slippa resa kan Zurich ha kortare möten mer frekvent. De tätare avstämningarna gör också projekten och verksamheten effektivare.

Förutom de ekonomiska vinsterna är prestanda och access de främsta fördelarna med verktyget, enligt Zurich. Tack vare att dessa behov är fyllda har de kunna hålla ett högre tempo i sina projekt än vad som annars hade varit möjligt.

 

Starta ditt projekt på bara några minuter!