Värmeforsk

Värmeforsk samlar trådarna i Projectplace

Förmågan att hålla många bollar i luften är extra värdefull om du arbetar på Värmeforsk, där tre personer driver närmare hundra externa forsknings- och utvecklingsprojekt samtidigt. De använder Projectplace för planering, uppföljning och dokumenthantering i en verksamhet där det är viktigt att få en bra överblick.

Värmeforsk är en branschgemensam forskningsorganisation för en rad aktörer inom bränslebaserad kraft och värmeproduktion.
Det är ett stort antal projekt som drivs av tre personer ur en personalstyrka på fyra – mellan 75 och 100 projekt körs parallellt i lika många projektgrupper spridda över Sverige.
– Det är en utmaning att hålla koll på de många projekten och ett webbaserat projektverktyg blev till slut nödvändigt, berättar handläggaren Anders Törngren.

Från e-mail, servrar och telefon till moln

– Fram till nu har alla projekt handlagts via mail och telefon, vilket är bökigt och spretigt. Det har gjorts ett antal ansatser för att få till ett smidigare projekthanteringssystem för organisationen och flera olika programvaror har utvärderats, berättar Anders Törngren.

– Jag har tidigare använt Projectplace till och från i mitt arbete som konsult, bland annat när vi drev projekt med många inblandade på flera olika orter, så jag visste ju att det kunde vara mycket smidigt, berättar Anders Törngren.

Dokumenthantering är bara början

Inledningsvis kommer Värmeforsk att använda dokumenthanteringssystemet, men redan nu har man börjat använda de sociala funktionerna inom ledningsgrupperna.
– Vi har använt onlinemöten i mindre sammanhang för att övningsköra med forskningsgruppernas respektive ordförande. Det har fungerat väldigt bra, vi har kunnat träffas online och bland annat visa dokument på ett bra sätt.
– Vi kommer att använda kallelser och påminnelser om lägesrapporter och den typen av projektuppföljning, säger Anders Törngren.

Självständigare projektgrupper – och bättre uppföljning

– Det har redan visat sig att projekten vi kör i Projectplace har blivit väldigt självgående, det är jättekul att se hur projekten lever. Man kan se hur möten bokas upp, hur dokument skapas och hur dialoger förs i olika projekt. Jag tror att Projectplace har bidragit till en ökad aktivitet.
Enligt Anders Törngren är det en stor fördel för Värmeforsk att kunna följa upp dokument och se om medlemmar har svarat på möteskallelser.

Flera metoder för filhantering blir en

Att slippa maila filer fram och tillbaka är en stor fördel där mycket material ska delas över avstånd och till många. Projectplace gör filhanteringen avsevärt enklare och samtidigt slipper projekthandläggarna administrationen av lösenord för medlemmarna.
– Det var faktiskt ett av våra viktigaste krav när vi utvärderade olika system: vi på kansliet skulle inte behöva sköta någon administration av användarna, konton och lösenord skulle hanteras av leverantören.

Hårda och mjuka fördelar

Anders Törngren beräknar att resorna kommer att kunna minskas med omkring 30 procent per år tack vare att fler möten sker på webben. Han ser dock även andra och mjukare fördelar med Projectplace utöver minskad restid, mindre administration och bättre möjligheter till uppföljning av projekten.

– Vi har numera ansikten på personerna i projekten, det tror jag har gett en hel del, säger Anders Törngren.

» Läs hela kundberättelsen (pdf)