Vårdapoteket

"Projekten var uppe på bara några klick."
Tommy Svensson, CFO Vårdapoteket

Hur driver man ett geografiskt spritt miljardföretag från ett huvudkontor i molnet?

Är det möjligt att etablera gemensamma strukturer i ett miljardföretag på tre månader? Ledningen på Vårdapoteket vet att det går, men att det är en stor och krävande utmaning. I samband med att apoteksmarknaden avreglerades blev Projectplace ett viktigt verktyg för att bygga och utveckla rutiner för en fungerande informationsdelning inom Vårdapoteket.

Bakgrund

Den 9 november 2009 fick Vårdapoteket ett viktigt besked. Drygt tre månader senare skulle företaget ta över 24 apotek med 1,4 miljarder kronor i omsättning och 300 anställda. Vid tillfället fanns inget kontor och inga strukturer för informationsdelning eller samarbete. Faktum var att bolaget bestod av endast tre personer: de två initiativtagarna och den då inhyrda CFO:n. Högt upp på listan var att strukturera och etablera processer för administration och ekonomi.

När Vårdapotekets ägare arbetade fram underlag för due diligence inför förvärvet använde de det onlinebaserade projektverktyget Projectplace. Därför blev det naturligt att välja samma verktyg även för att bygga upp Vårdapotekets informationsstruktur.

Behov

Processen inför övertagandet styrdes genom täta möten både med en styrgrupp och med styrelsen. Styrelseledamöterna ville inte vänta på att all information skulle samlas inför styrelsemötena, eftersom detta innebar en alltför koncentrerad arbetsbelastning. I stället ville de ta del av arbetsgruppers material allt eftersom informationen blev tillgänglig.

För att klara den snabba processen var Vårdapoteket även beroende av inhyrda konsulter. Detta ställde krav på att kunna erbjuda olika konsulter tillgång till olika delar av materialet.

När många aktörer är involverade är det viktigt att kunna fördela rättigheter till olika typer av dokument till rätt personer och för Vårdapoteket var det även viktigt att nyrekryterade personer snabbt skulle hitta och få tillgång till rätt information. Struktur och IT-stöd ska också hjälpa varje nyanställd att så självständigt som möjligt komma in i arbetet.

Projectplace, som redan hanterade en stor del av Vårdapotekets information, uppfattades som det verktyg som bäst kunde lösa ovanstående behov.

Valet av Projectplace blev lyckat

Genom att snabbt etablera en projektstruktur där projektet kunde startas bara genom några klick, möjliggjordes en effektiv informationsdelning. För de enskilda ledamöterna och styrgruppsmedlemmarna blev arbetet effektivare. Med användandet av Projectplace kunde de löpande få information och ta del av materialet när de passade dem. Verktyget var också enkelt att lära sig. För de mest datoromogna användarna tog det bara tre möten innan de helt hade accepterat verktyget.

Samarbetet med externa partners som revisorer och konsulter underlättades och blev snabbare och smidigare. Alla kunde arbeta med rätt dokumentversion och hålla de hårt pressade tidsramarna. Projectplace gav förutsättningar för att alltid ha tillgång till rätt information och veta när och hur nästa steg skulle tas.

ROI

Vårdapoteket anser att det helt klart är kostnadseffektivt att använda Projectplace i arbetet. Alternativkostnaden hade varit att ta in en projektledare med samordningsansvar, en kostnad som kraftigt överstiger abonnemangskostnaden för Projectplace. Företaget ser en styrka i att Projectplace utmanar traditionella strukturer och arbetssätt samt gör det enkelt att både spara pengar och öka effektiviteten i samarbetet.

Idag används Projectplace ännu bredare i organisationen, både internt och externt, och dessutom används fler av verktygets funktioner.