SJ

Struktur effektiviserar SJ:s sponsorprojekt

"Projectplace förstod precis vad vi behövde för att snabbt komma igång."
Ricky Strandberg, Chef Sponsring

Många projekt, många deltagare

SJ har sedan länge en aktiv sponsringsstrategi där syftet är att öka försäljningen och tågresandet. För att nå en bred grupp människor investerar SJ i sponsringsprojekt inom flera olika områden såsom sport, musik och kultur spridda över landet. SJ har olika projektgrupper för de olika aktiviteterna, alla med både externa och interna projektdeltagare. Dilemmat med många inblandade parter är att kommunikationen mellan olika parter kan bli ineffektiv och att det förekommer dubbelarbete.

För att förbättra samarbetet använder SJ Projectplace. Dessutom har Projectplace varit ett stöd och hjälpt till med att strukturera verktyget och anpassa det till just SJ och företagets arbetsprocesser inom sponsring.

Behov

Det intensiva arbetet gör att projektdeltagarna är beroende av vad andra personer arbetar med. Detta innebär att antalet e-mail som skickas mellan projektdeltagarna är mycket stort och det är svårt att veta vilket e-mail som är viktigt att agera på och vilka direktiv som gäller.

När projektledare byts ut vill man undvika kunskapsfall och kvalitetsförsämring. Projectplace har hjälpt till med en process för att kunna återanvända all den kunskap som genereras under projektet så man kan bibehålla effektiviteten.

Högre effektivitet och minskade kostnader

SJ har använt Projectplace sedan 2009 och har hela tiden varit nöjda med verktyget, men har även upplevt att de skulle kunna bli mer effektiva. Genom att be Projectplace se över processen och strukturen fick man hjälp med att utnyttja verktyget så att det bättre stöttar just SJ:s behov.

Projectplace genomförde dessutom utbildningar, både med SJ:s egen personal och med partners, totalt ungefär 40 personer i sponsringsprojektet. Utbildningarna handlade både om verktyget och om projektsamarbete.

Med ett verktyg som stödjer den egna processen kan SJ öka effektiviteten och spara tid. Den sparade tiden kan man lägga på att utveckla sponsringsinsatsen vilket gör att alla parter i samarbetet tjänar på IT-stödet. SJ kan därmed lättare stödja försäljningen och sina affärsmål samtidigt som kostnaderna minskas.