Riksarkivet driver Europas största
digitaliseringsprojekt i Projectplace

"Projectplace är så populärt bland medarbetarna. Med hjälp av verktyget
kan vi arbeta mycket mer flexibelt och jag tror att det är därför det är så
populärt. Det har slagit ut andra verktyg. Vi sparar dessutom tid och
pengar i slutändan," Börje Justrell, Riksarkivet

Riksarkivet är en förvaltningsmyndighet som ansvarar för den statliga arkivverksamheten i Sverige. Tidigare bestod Riksarkivet av en central myndighet och sju stycken fristående regionala myndigheter, men är en gemensam myndighet efter en sammanslagning 2010. I samband med detta hade också Riksarkivet behovet att börja arbeta mer i projektform. Portföljen med projekt växte ständigt och Riksarkivet behövde ett verktyg som kunde hantera detta effektivt i hela landet. Efter en utvärdering föll valet på det molnbaserade projektsamarbetsverktyget Projectplace.

"Riksarkivet har verksamhet på närmare 20 ställen i landet. Vi behövde ett lättanvänt verktyg som vi kunde jobba i tillsammans såväl internt som externt med partners eller uppdragsgivare. Vi har därtill ett omfattande internationellt projektnätverk där vi samarbetar med allt från universitet till kulturinstitutioner runt om i Europa," Börje Justrell, Riksarkivet

Höga säkerhetskrav

Eftersom Riksarkivet hjälper andra myndigheter i Sverige att arkivera olika typer av information är kraven på säkerhet höga. I Projectplace kan Riksarkivet dela dokument och planera projekt samt arbeta parallellt med system, för till exempel ekonomi, utan att behöva oroa sig för säkerheten.

Riksarkivet har använt Projectplace i ungefär tre år och det har blivit ett populärt verktyg att samarbeta i. Riksarkivet har dessutom som mål att samarbeta över kontorsgränserna och samtidigt minimera onödiga kostnader. Med hjälp av Projectplace kan de arbeta effektivt trots att alla inte sitter i samma stad eller land.

En av Europas största digitaliseringsverksamheter

Riksarkivet är en av Europa största myndigheter för digitalisering och arbetet sker ofta i projektform. Just nu arbetar de bland annat med att digitalisera delar av Kungliga Bibliotekets samlingar. Men Riksarkivet arbetar också med en rad andra institutioner och myndigheter i Sverige och utomlands.

Projectplace är nu ett viktigt verktyg för bland annat samordningssekretariatet för digitalisering, Digisam. Samordningssekretariatet är en av regeringen beslutad verksamhet vid Riksarkivet. Sekretariatets uppgift är att digitalt bevara och tillgängliggöra kulturarvet. Digisam jobbar idag projektinriktat och har en mängd projekt med olika myndigheter, som alla planeras och drivs i Projectplace. Digitaliseringsprojektet startade på allvar under 2012.

Mer än 70 hyllmil med dokument finns på Riksarkivet, lika långt som att åka från Stockholm till Köpenhamn om man skulle ställa alla på rad. På en hyllmeter får det plats drygt 10 000 handlingar. Digitalisering är ett omfattande arbete eftersom det tar väldigt lång tid att digitalisera och scanna allt material. Utöver det fysiska materialet finns ungefär två petabyte data lagrad digitalt. Det digitala arkivet växer med drygt en halv petabyte per år.

En modell för alla projekt

För varje projekt finns normalt en styrgrupp och en projektgrupp och man följer en modell med projektsteg. Alla kan ladda upp gemensamma dokument som beslut riskanalyser, leveranstider och planeringsschema. Projectplace möjliggör även att man kan ställa behörighetskrav, om man vill att bara en viss grupp ska kunna se en typ av information.

Över organisationsgränserna

Riksarkivet skapar idag tillsammans med  Skatteverket en digital e-tjänst för bouppteckningar. En bouppteckning är en skriftlig handling som enligt lag skall redovisa tillgångar och skulder i samband med dödsfall eller vid en bolagskonkurs. Processen för att hantera detta är idag tidskrävande då informationen hanteras manuellt och kan finnas varsomhelst i landet. Det är Riksarkivet som hjälper till att plocka fram informationen.

- Riksarkivet får in drygt 30 000-40 000 ärenden per år från Skatteverket och med e-tjänsten vill vi göra hanteringsprocessen, som idag sker manuellt, snabbare och effektivare. Flera miljoner handlingar ska skannas i samband med att e-tjänsten ska byggas. Det finns en styrgrupp med anställda från både Skatteverket och Riksarkivet som planerar projektet i Projectplace. Projektplanering, aktivitetsplaner och ekonomiuppföljningar laddas upp i verktyget och kan nås av alla i projektet.

”Sparar tid och pengar” 

 Börje Justrell kan som verksamhetchef alltid vara uppdaterad med hjälp av Projectplace, även om han inte själv leder alla projekt. Med hjälp av projektrapporter får han varje vecka information om status och tidsplaner. Projectplace är idag en självklarhet för Riksarkivet. 

- Projectplace är så populärt bland medarbetarna.  Med hjälp av verktyget kan vi arbeta mycket mer flexibelt och jag tror att det är därför det är så populärt. Det har slagit ut andra verktyg. Vi sparar dessutom tid och pengar i slutändan. Arbetar man på ett effektivt sätt så sparar man ju även tid.

"Flera miljoner handlingar ska skannas i samband med att e-tjänsten ska byggas. Det finns en styrgrupp med anställda från både Skatteverket och Riksarkivet som planerar projektet i Projectplace. Projektplanering, aktivitetsplaner och ekonomiuppföljningar laddas upp i verktyget och kan nås av alla i projektet," Börje Justrell, Riksarkivet

 

Starta ditt projekt på bara några minuter!