RACE FOR THE BALTIC

- satte planen att rädda Östersjön i verket med hjälp av Projectplace

"Med Projectplace kunde vi hela tiden se var till exempel marknadsavdelningen var i sin process, det sparade oss mycket tid"
Barbara Jackson, projektledare för RACE FOR THE BALTIC

Introduktion

– Projectplace har blivit min molnhjärna, säger Barbara Jackson, projektledare för RACE FOR THE BALTIC. Projectplace har hjälpt oss att spara tid och motverka onödig frustration. E-mail tillhör dåtiden när det kommer till projektledning – viktig information försvinner och risken att man missar viktiga möjligheter är stor.

RACE FOR THE BALTIC samlar nästan 100 organisationer i hela Östersjöregionen för att öka medvetenheten om Östersjöns miljöproblem. Kampanjen har bland annat initierats av Skype-grundaren Niklas Zennströms stiftelse Zennström Philanthropies.

 

Under sommaren 2013 organiserade RACE FOR THE BALTIC bland annat rundabordssamtal och ett uppmärksammat cykellopp vars mål var att samla in namnunderskrifter för att få igång arbetet med att återställa havets naturliga miljö. Cyklisterna trampade 3500 kilometer genom nio länder för att rädda Östersjön.

Projectplace har fungerat som en mötes- och kommunikationsplattform för deltagarna från de nio länderna Sverige, Finland, Ryssland, Estland, Lettland, Litauen, Polen, Tyskland och Danmark. Den långa cykeltävlingen startade den 8 juni i Malmö – på Havets Dag – och målgången skedde i Köpenhamn i augusti.

Alltid den senaste informationen med Projectplace

Planeringen startade redan i mars, tre månader före cykeltävlingen. Under tiden organiserades dessutom flera seminarier och rundabordssamtal med beslutsfattare. Barbara Jackson har varit spindeln i nätet, den som hållit ihop allt och sett till att saker och ting blivit gjorda. Projectplace har varit ett oumbärligt verktyg för henne.

– Vår utmaning var att veta i vilken fas alla var i projektet utan att lyfta luren. I början hade vi många telefonmöten, men det var svårt att snabbt följa upp ett samtal. Med Projectplace kunde vi hela tiden se var till exempel marknadsavdelningen var i sin process, det sparade oss mycket tid, säger Barbara Jackson.

Med smarta digitala kanbantavlor delades uppgifter ut till olika medlemmar i projektet. Projektteamen fick på så sätt en samlad visuell plats för planering, utförande och uppföljning av de olika stegen. Arbetsprocesserna blev på så sätt transparanta och effektiva, något som var viktigt för att RACE FOR THE BALTIC skulle kunna genomföras. Totalt fanns det åtta olika kanbantavlor för olika områden, till exempel för logistik, press/media och marknadsföring samt tillstånd och partner. På logistiktavlan diskuterades och hanterades endast uppgifter som hade med logistik kring cykeltävlingen att göra.

– Jag kunde lägga specifika uppgifter på en utvald person, istället för att maila. På så sätt kunde de direkt se att de hade fått en uppgift. Detta gjorde att jag kunde känna mig trygg i att jag hade delat ut en uppgift och kunde följa utvecklingen och själv fokusera

på att skapa nya event, nya marknadsmöjligheter, nya partnerskap med mera. Deltagarna uppdateras med automatiska meddelanden och statusuppdateringar som syns för alla i projektöversikten.

– Vi använde även Projectplace kanbantavlor för att hantera listor med organisationer vi ville samarbeta med. När en organisation hade kontaktats kunde jag dra över den kontakten till en annan kolumn som markerade att de tackat ja eller nej. Det var väldigt enkelt för vem som helst att direkt se vilka som kunde kontaktas.

Testa gratis i 30 dagar

  • Få saker gjorda med Gantt och Kanban
  • Få kontroll över dina åtaganden med en personlig att-göra-lista
  • Få slut på e-postkaoset och samla allt arbete och alla diskussioner på ett ställe

Letar du efter versionshanterad dokumenthantering eller avancerad projektkontroll och rapportering? Testa det och mycket annat i en gratis testperiod av Projectplace Enterprise.

All information samlat i Projectplace – tillgängligt när som helst

I projektet dök det ständigt upp nya volontärer som med hjälp av Projectplace snabbt kunde sätta sig in i de olika projekten. Allt material sparades i dokumenthanteringsfunktionen så att alla dygnet runt kunde få tag på den information som de behövde.

– Om det dök upp nya personer i de olika teamen kunde de börja arbeta direkt utan att jag behövde lägga en hel dag på att informera dem. Vi sparade mycket tid och de kunde bli involverade direkt och göra nytta. Totalt kom det in drygt 20 nya personer under projektets gång. Vi sparade in totalt 20 timmar på att briefa nya volontärer i projekten och blev mer effektiva.

– Projectplace har möjliggjort att jag, som projektledare för ett kampanjsamarbete mellan 100 partners och nio länder, kunnat vara ständigt uppdaterad, organiserad och informerad om vad som händer och att vi överhuvudtaget kunnat genomföra detta.

Få en gratis demo av Projectplace

En personlig genomgång av Projectplace är det snabbaste sättet för dig att komma igång med ett effektivare arbetssätt!
Den kan ta 10 min eller 1 tim - du bestämmer!

Boka en onlinedemo 

Testa gratis i 30 dagar!

Över 1 miljon registrerade användare i mer än 180,000 projekt
Ingen installation. Inga förbindelser. Inget kreditkort.