Transparens och öppenhet nyckeln till framgångsrika projekt för Mantacore

- Genom att använda Projectplace verktyg har vi alla samma information. Det råder full transparens och kunderna kan styra och ställa och prioritera ihop med konsulten hos oss, säger Linda Forslund.

-Vi vill vara ett modernt, transparent företag med kunden i centrum och då behöver vårt projektverktyg återspegla det, säger Linda Forslund, Customer Service och Support Manager på Mantacore.

Mantacore levererar affärssystem för försäkringsaktörer i Norden och Storbritannien. Affärsidén är att öka konkurrenskraften och lönsamheten för kunderna genom att kombinera IT-kompetens med gediget försäkringskunnande. Mantacore utvecklar verksamhetsövergripande mjukvara för hantering av produkter och affärsprocesser inom sak- och olycksfallsförsäkring till försäkringsbolag. Bolaget grundades 1993 och har idag kontor i Stockholm, Köpenhamn, Oslo, London och Birmingham.

Mantacores flaggskeppsprodukt är FlexSure, som är en modulariserad, modern och flexibel webbprodukt baserad på Microsofts senaste teknik.  45 personer arbetar på Mantacore och bolaget har en väletablerad kundbas i Norden och har siktet inställt på tillväxt och en ledande position på Europamarknaden.

All planering görs i  Projectplace

-Flera av oss på Mantacore hade erfarenhet från Projectplace från tidigare och när vi såg behovet av att hitta ett verktyg som kunde stödja oss i vårt dagliga arbete kom Projectplace upp som ett alternativ. Vi letade även efter ett verktyg som kunde överbrygga de geografiska avstånd vi har i verksamheten på ett smart och smidigt sätt. Valet blev då ganska naturligt att fördjupa oss i Projectplace med tanke på den funktionalitet som finns: onlinemöten, Gantt-scheman, arbetsuppgifter, smidig access och inloggning osv, säger Linda Forslund.

I början användes mest versionshantering och arkivering av dokument men i takt med att bolaget har utforskat fler funktioner har planeringsverktygen fått en alltmer framträdande roll, liksom onlinemöten. 

Linda Forslund använder den interaktiva tidslinjen liksom Gantt-scheman i alla sina projekt. Tidigare fungerade post-it-lappar på anslagstavlan som planering av projekten.

-När jag väl upptäckte den interaktiva tidslinjen tänkte jag: Wow – nu ser jag ju vad jag behöver göra, säger Linda Forslund.

Linda Forslund har lagt upp en planering för alla sina projekt i Projectplace och överblicken gör att det blir tydligt och smidigt. Leveranser sker alltid i tid, oavsett om det är deadline långt fram i tiden eller dagliga mindre avstämningar.

Och eftersom allt ligger öppet och synligt är det lätt för en kollega att ta över om Linda Forslund skulle vara sjuk eller byta arbetsuppgifter.

Projekten inte lika beroende av nyckelpersoner

Med Projectplace är projekten inte längre lika beroende av några centrala nyckelpersoner, alla har tillgång till all information och eftersom det är en molntjänst går projektytan att nå oavsett var projektmedlemmen befinner sig.

I konsultbranschen kostar varje timme pengar och för kunderna är det viktigt att veta att varje timme används effektivt. Genom att både kunden och projekttemet på Mantacore har tillgång till den visuella tidslinjen ser alla vad som görs och vad som ska göras. Det skapar också ett smidigt sätt att föra ”logg” på det som är utfört, allt med ökad tydligheten och transparensens som följd.

Full transparens råder

-Våra tjänster kostar pengar och det är kunden som betalar, då kan vi inte vara hemliga med vad vi gör. Genom att använda Projectplace verktyg har vi alla samma information. Det råder full transparens och kunderna kan styra och ställa och prioritera ihop med konsulten hos oss, säger Linda Forsberg.

Projectplace är standardverktyg i alla projekt på Mantacore och visionen är att det ska tas fram ett antal malldokument för hur olika uppgifter hanteras i projekten och i Projectplace så att alla projekt liknar varandra. Visionen är också att fler funktioner i Projectplace ska användas.

-Kanban-tavlorna har jag inte börjat använda än men det verkar smidigt och enkelt, så det ser jag fram emot, säger Linda Forslund.