Colorama

Projektverktyg i molnet lösningen när färgjättar slogs samman

År 2007 slogs Spektrum, Färgtema, danska Farvebasen och norska Farverike samman till jättekedjan Colorama. 270 butiker skulle få ett gemensamt och integrerat affärs- och kassasystem, och projektet hanteras i Projectplace. IT-chefen Carsten Bohlen berättar mer.

– Det här är vårt största utvecklings- och utrullningsprojekt hittills. I slutet av 2010 ska alla butiker ha fått det nya integrerade systemet på plats, säger Carsten Bohlen, IT-chef för kedjans moderbolag Colorama i Malmö.

Enhetlig struktur viktigt

I det här stora projektet var det viktigt att få en enhetlig struktur redan från början.
– Mardrömmen var att projektinformationen skulle börja spridas i olika system, e-mail och Excelark. Vi behövde ett projektsystem och det snabbt.

Men någon fullskalig upphandling blev det aldrig:
– Nej, en av våra partners rekommenderade molnlösningen Projectplace, som jag dessutom själv har jobbat i tidigare, säger Carsten Bohlen.

Dock synade han säkerheten innan han bestämde sig.
– Jag undersökte hur strukturen var upplagd, behörighetsgrader och att det fanns krypterad lagring i deras servrar.

Används till mycket

I Projectplace finns funktioner som tidsplaner, uppföljningar och kostnader, versionshantering, och en modul för nätmöten. Projectplace har börjat användas till mycket på Colorama parallellt med affärs- och kassasystemsprojektet:
– Styrelsen använder det för sitt arbete, och det används för inkommande butiksärenden med önskemål eller förslag till affärsutveckling. IT-supportfrågor landar i ett annat projekt på Projectplace, berättar Carsten Bohlen.

Varför satsade ni inte på ett eget installerat projektsystem?
– Det skulle ha blivit en för hög tröskel för att komma igång. Nu slipper vi egen drift och backup, och det blir lätt att budgetera!

Använder ni någon modell för projektstyrning?
– Vi har en pps-liknande metod i botten, men vi har gjort en del mindre modifieringar.