Arbetsmiljöforum

"Att vi skulle tjäna på det var en förutsättning – vi skaffade Projectplace för att kunna resa mindre och kunna jobba på hemmaplan mellan mötena."
Bengt Nilsson, Projektledare Arbetsmiljöforum

Projectplace underlättar europeiskt samarbete

Ett projekt. 13 länder. 40 personer. På uppdrag av EU-kommissionen leder Arbetsmiljöforum Gender-CoP och samordningsansvaret ligger hos projektledaren Bengt Nilsson. Hans hjälpmedel: Projectplace.

Gender-CoP (European Community of Practice on Gender Mainstreaming) är ett så kallat "lärandenätverk". Målet är att standardisera jämställdhetsarbetet inom Europeiska Socialfonden (ESF). Sverige har som ordförandeland ansvar för att samordna ett 40-tal personer från olika länder. Medlemmarna kommer främst från det departement i respektive medlemsland som ansvarar för hur resurserna från ESF används.

– Med så många länder inblandade är det svårt att få till fysiska möten, säger Bengt Nilsson som är projektledare för Gender-CoP.

Bättre än egna system

– Projectplace utgör en bra grund att stå på. Huvudfunktionen vi letade efter var att ha allt samlat på ett ställe. För användarna är det en fördel. Vi skickar aldrig med bilagor när vi skickar något, vi länkar alltid till Projectplace.

Tydlig överblick för projektledaren

Eftersom Sverige leder Gender-CoP ser Bengt Nilsson på Projectplace utifrån ett projektledarperspektiv. Han betonar vikten av att kunna följa information som skickas ut.

– Till exempel kan vi se vilka som läst varje dokument. Vi kan se om folk verkligen vet vad som är på gång. Det handlar inte om att vara en vakthund, snarare att ha bättre koll på hur material används och vilken spridning det får. Det vet man inte om man skickar ut information via e-post, säger Bengt Nilsson.


– Projectplace är enkelt att lära sig. I vår grupp är folk så olika vana vid att arbeta med den här typen av verktyg. Därför är det bra med att man som användare känner igen sig. Det påminner om sociala medier, lite som Facebook. Man känner igen funktioner som att "gilla" och "kommentera".

Som projektledare anser också Bengt Nilsson att supporten hos Projectplace har varit till stor hjälp. Frågor och problem hänvisas till dem.

– Vi slipper sköta supporten själva från projektledningssidan och det är en stor fördel. De har varit väldigt hjälpsamma. Även om det har handlat om problem som ibland legat utanför Projectplace så har supporten hjälpt till, säger Bengt Nilsson.

Uppskattat bland användarna

– Att introducera ett nytt sätt att jobba i projekt kan vara lite svårt. Efter ett tag beskrev många Projectplace som något de inte kunde arbeta utan. En projektdeltagare sa faktiskt ordagrant: "Från att ha varit den störste motståndaren, är jag nu den som är den främste förespråkaren", säger Bengt Nilsson.

Färre resor sparar pengar

Enligt Bengt Nilsson är det svårt att beräkna hur mycket man tjänat på att använda Projectplace.

– Det var en självklarhet att vi skulle spara pengar, men det var budgeterat redan från början i projektet. Att vi skulle tjäna på det var en förutsättning; vi skaffade Projectplace för att kunna resa mindre och jobba på hemmaplan mellan mötena.

» Läs hela kundberättelsen (pdf)