ABB Sverige använder Projectplace som socialt nav och kriskommunikationscentral

"Vi använder Projectplace på PC, Mac, surfplattor och SmartPhones genom appar och vanligt webbgränssnitt säger Mats Granström. Vi kan därmed säkerställa att vi praktiskt kan hålla ihop kristeamet och se till att alla har den information som behövs för att lösa problemet."

Poff! Där dog nätverket. Alla vet hur snabbt frustrationen sprider sig i en organisation om man får problem med IT-systemen.

För att inte tala om hur mycket värden som står på spel. För ABB är det livsviktigt att hantera störningar i IT-systemen så fort det bara går.

– Om ett viktigt IS/IT-system inte fungerar kan det innebära produktionsbortfall värda miljontals kronor, säger Mats Granström, IS Information Manager vid ABB Sveriges CIO Office i Västerås.

Ett av Sveriges största företag – med affärskritiska IT-system

Svenska ABB är ledande leverantör av produkter och system för kraftöverföring samt process- och industriautomation. Stora verksamhetsorter är just Västerås med cirka 4 200 medarbetare och Ludvika med cirka 2 700 medarbetare samt övriga ca 10 produktionsorter.

Mats Granström och hans kollegor ansvarar för Sverige-gemensam IS/IT för ABBs alla divisioner i Sverige. På modernt vis har man valt att outsourca utveckling och drift vilket medför att man har många partner som är delansvariga för driften av många olika system.

– Till denna potentiella problematik kan man ju lägga det faktum att om vårt eget interna nätverk är nere så har vi ingen nytta av kriskommunikation som ligger på intranätet, konstaterar Mats Granström.

Kommunikation och samarbete i krislägen

Det är bland annat detta som fått ABB att bygga sitt verktyg ABB IWP (ABB Incident Work Place) på Projectplace. Syftet med IWP är att skapa en gemensam arbetsyta, eller verksamhetsnav, för alla parter som måste samarbeta för att lösa en incident.

– Vi hade två ledord som var viktigare än några andra när vi designade IWP, förklarar Mats Granström.

– Först och främst ”Security”. Informationen som sprids till olika intressenter genom IWP är ABBs interna data, som inte får läckas ut utanför det team som arbetar med respektive incident. Det andra ledordet var ”Simplicity”. Kristeamet består av cirka 10 personer och med externa deltagare, exempelvis konsulter och specialister, så kan över 30 personer använda IWP vid en större incident. Då måste det vara lättanvänt.

Kraven: lätt att använda – men också kraftfullt och socialt 

Samtidigt måste verktyget vara så kraftfullt att man effektivt kan samordna och genomföra det arbete som krävs för att lösa incidenten.

– Vår lösning på detta är att använda Projectplace som bas, men att ha vår IWP som en mall över Projectplace, där varje incident hanteras som ett eget projekt, förklarar Mats Granström.

– Initialt vid en incident så kallar vi in de experter, anställda och konsulter som vi tror behövs för att lösa problemet. Till en början visar vi bara en del av all den funktionalitet som vi faktiskt har i Projectplace. Detta gör att ”starttröskeln” blir mycket låg.

– I början av en incident är det viktigast att kommunicera och dela information, både inom och utom kristeamet säger Mats Granström.

- Via Projectplace delar vi de dokument som behövs, allt från loggfiler från system, PPT-presentationer, telefonlistor och manualer.

Projectplace för samarbete - när IT-systemen inte fungerar

En viktig poängerna för ABB med att bygga sin IWP just på Projectplace, är att man får en lösning som är helt frikopplad från ABBs ”normala” infrastruktur. Denna kan ju eventuellt vara anledningen till krisen i fråga.

– Vi använder Projectplace på PC, Mac, surfplattor och SmartPhones genom appar och vanligt webbgränssnitt, säger Mats Granström. Vi kan därmed säkerställa att vi praktiskt kan hålla ihop kristeamet och se till att alla har den information som behövs för att lösa problemet.

Mats Granström och hans team tittade även på andra lösningar men de viktigaste kraven – ”Security” och ”Simplicity” gjorde att man valde Projectplace.

– Det är svårt för oss att göra en ROI-kalkyl, för alla incidenter är olika. Men en sak vet vi, ju snabbare vi kan lösa en incident, desto mindre pengar förlorar ABB på grund av stopp i produktionen. Det är därför den här lösningen är så viktig, avslutar Mats Granström.