fredag, 12 februari 2010
Osynlighet – en orsak till projektlögner?
Jag upplever att många projekt har problem med osynlighet. Nej, jag talar inte om att saker plötsligt skulle blekna och bli svåra att upptäcka för våra däggdjursögon. Och med arbetsmiljölagstiftningens försvarare torde heller inte mängden lux (ljusstyrka, ej att förväxla med lyx) i vår arbetsmiljö ställa till problem. Det är själva osynligheten i vårt projektarbete jag talar om.
Som projektledare finns det många tillfällen för att uppleva besvikelse. Efter att ha suttit i timmar och planerat och skissat har ni kommit överens om vad som skall göras och av vem. När ni sedan har en avstämning en vecka senare visar det sig att Anna inte gjort det som ålagts henne. Anna säger detta som en självklarhet eftersom hon redan dagen efter planeringen inte kom åt filerna på servern. När du undrar varför du inte uppmärksammats om detta tidigare säger Anna med sin mest självklara ton:
”Det är jag säker på att jag sa.” (© Projektlögn # 5, Projectplace.se)
Visst är det konstigt att det här problemet varit osynligt en hel vecka? Det är sällan lätt att hitta en syndabock (och sällan särskilt konstruktivt att hitta någon) när den här sortens problem dyker upp. Kanske Anna faktiskt berättade om sitt problem för Per som glömde att vidareförmedla det här till dig som projektledare. Kanske Anna berättade det för dig i ett stressigt ögonblick och du glömde att ta tag i det då andra jobbigheter kretsade i ditt huvud. Kanske Anna glömde att meddela detta och tar till ytterligare en projektlögn för att inte någon skugga skall falla över henne:
”Det måste ha fastnat i spamfiltret.” (© Projektlögn # 6, Projectplace.se)
Ett annat osynlighetsproblem kan vara att vår syn bara klarnar vid varje avstämningsmöte som vi har. Har vi dessa en gång i veckan får vi en väldigt skev bild av hur projektet faktiskt går. Tänk dig att du är coach för ett hockeylag. Tyvärr får du inte se själva hockeymatchen utan kan bara få en rapport vid varje periodslut. Låt oss säga att du coachar Färjestad BK som spelar mot Djurgården IF. Vid det första periodslutet är ställningen 1-0. Dina överordnade undrar hur det går och du kan glatt rapportera ”Vi leder matchen och allt ser ut att fungera bra”. Vid nästa periodslut får du veta att ställningen är 1-6 och du inser att det blir svårt att vända det här underläget. Dina ansträngningar kommer att få svårt att ge resultat eftersom du under hela den andra perioden levt i tron att läget är under kontroll.
Ett följdproblem blir dessutom att dina överordnade går runt och tror att allt fungerar bra eftersom den senaste informationen de fick var att ni leder och att allt verkar toppen i den där matchen.
Så vad ska du göra för att få till en synlighet? Till att börja med behöver ditt projektteam förstå den hockeymetafor jag beskrev ovan. För att vara med i matchen måste vi se matchen, inte få information om den då och då. Det finns olika lösningar för det här. En vanlig lösning är att använda en tavla i sitt projektrum (ofta en s k Scrum Board eller projekttavla) eller en delad digital projektyta till att hela tiden visa vad vi gör och vilka problem vi har just nu. Denna yta skall inte uppdateras vid varje avstämning utan skall uppdateras nu, det vill säga vid varje tillfälle en förändring sker. När Anna stöter på ett problem skall hon genast skriva ned det i den överenskomna listan där ”Projektproblem” anges eller på en post-it-lapp som sätts upp på väggen. Problemet bör visa vilken aktivitet som hindras från att avslutas för att alla i projektteamet skall förstå vilka effekter problemet får för projektresultatet.
Bara genom att se projektet hela tiden (och inte då och då) kan vi undvika problemen med osynlighet.
Tomas Gustavsson
Av Tomas Gustavsson 09:47
Inlägget har 5 kommentarer