Känner du till termen Halvtidsteoremet? Mig veterligen myntades inte ordet förrän 2006 av en projektledningslärare på Karlstads universitet vid namn Per-Eric Haraldsson. Fenomenet bygger på erfarenheter från arbete i projekt och har än så länge inte satts under lupp av erkända forskare utan står fortfarande som hypotes för projektledningsvärlden. Halvtidsteoremet menar följande:
”En människa som ålagts en uppgift utför alltid mindre arbete under första halvan av en arbetsperiod än under den andra halvan”.
Låt oss säga att Sven ålagts den hedervärda uppgiften ”Färdigställ förstudiedokumentet utifrån teamets framtagna underlag inför styrgruppsmötet om två veckor”. De första ord som lämnar Svens läppar kommer självklart att vara:
”Det fixar jag.” (© Projektlögn # 1, Projectplace.se)
Därefter beställer Sven en kaffe latte och fortsätter med de sysslor han redan var inbegripen i. Sven vet att vi förspiller oerhörda mängder tid om vi multi-taskar (ett bra och användbart svenskt ord som vilken dag som helst kommer att införlivas i SAOL) och kastar sig därför inte omedelbart på arbetet. Det är ju gott om tid innan mötet går av stapeln så inte tänker Sven slita ihjäl sig med dokumentet så långt i förväg. Som den strukturerade människa han är sätter han däremot upp ett mål för sitt arbete: Halva dokumentet skall vara klart efter halva tiden.
Efter en vecka frågar projektbeställaren hur arbetet med förstudiedokumentet går. Svens direkta respons blir självklart:
”Allt flyter på bra.” ( © Projektlögn # 8, Projectplace.se)
Och Sven har faktiskt skrivit hälften av dokumentet. Den första halvan av de rubriker som ingår i företagets mall för förstudiedokumentation är redan avklarat och Sven ser ingen anledning till oro.
Två dagar före mötet är situationen en helt annan femma. För varje ytterligare kapitel som Sven färdigställer inser han att texten har referenser eller påverkan på delar som han redan skrivit. Numreringar som ändras innebär förändringar på flera ställen och texter måste flyttas runt i dokumentet. Det arbete som under första halvan av tiden löpte på i en jämn takt har nu istället blivit betydligt mer tidsödande. Sven känner mötets deadline flåsa i nacken och ringer hem för att berätta att övertidsarbete står på kvällens meny. I korridoren möter han projektbeställaren som, efter att sett den något flackande blicken i Svens ögon, frågar hur det går. Utan att darra på manschetten svarar Sven:
”Det är så gott som klart.” (© Projektlögn # 3, Projectplace.se)
Under styrgruppsmötet står Sven med mössan i hand och förklarar att det blev ont on tid på slutet och att ytterligare några justeringar kommer att införas genast, direkt, så fort mötet slutat och att han visst inte hade några planer inför helgen i alla fall…
Vi människor har svårt för att förstå komplexitet. Vi har en tendens att tro att komplexiteten för att lägga en bit till en annan är linjär och förstår inte varför katedralen tar så lång tid att bygga när vi vet hur lång tid det tar att mura tio tegelstenar.
Exemplet med Sven ovan är tyvärr inte ovanligt så beakta vad det här innebär om tio personer fått sina uppgifter och du som projektledare efter halva tiden får besked om att ”allt flyter på bra”. Det är tyvärr vanligt att projekt blir försenade först när 80 procent av projektet är genomfört. Elaka tungor brukar säga att de sista 20 procenten ofta tar 80 procent av tiden och beskeden om att det inte finns orsak till oro från dessa periodvisa avstämningar är tyvärr en stor orsak till dessa förseningar.
Så vad kan vi göra åt det? Vi måste hitta ett sätt för projektmedlemmarna att inte uppleva projektet som en enda lång period. Genom korta intervall (milstolpar och/eller sprintar beroende på hur ni driver era projekt) och täta avstämningar, gärna varje dag om det kan ske på ett sätt som tar lite tid för din grupp. De kortare perioderna tar inte bort fenomenet men minskar effekten av det. Det viktigaste av allt är sedan att bryta ned aktiviteterna i perioderna i så små delar att de blir enklare att stämma av att de faktiskt är klara. Utan gråzoner utan endast klart eller inte klart gör att vi råda bot på problemen med Halvtidsteoremet.
Tomas Gustavsson