Projektets villkor

På sista tiden har jag arbetat betydligt mer med drifts- och förvaltningsrelaterade förändringar inom IT än med projektledning i IT-utvecklingsprojekt som var min tidigare huvudsyssla. Det är ett antal saker som slagit mig som jag tror fler projektledare kan tycka är intressant att reflektera kring.

VAR LIGGER VINSTEN?

Den som arbetar med projektspecifikationer och räknar på ”business case” och ”payback period” tillräckligt länge kan få för sig att det är projektet som lönar sig. Så är det aldrig. Projekt är rena förluster, det är under driftsperioden som projektinvesteringen ska hämtas in och en vinst för verksamheten ska realiseras. Den som räknar ut hur mycket bättre saker och ting ska fungera med ett nytt system kan inte lämna det gamla systemet på plats för då spricker business caset direkt. Det här är en till lärdom; jag har sett många parallella system där ett gammalt egentligen borde tagits bort. Projektet har ändå låtit bli att göra det eftersom de bedömt detta som utanför projektets scope. När man tittar på förvaltningskostnaden som troligen fördubblats i och med det här så undrar man hur business caset såg ut.

KUNSKAP I PROJEKTET

Villkoren för vanligt linjearbete är pressade och saker och ting ska flyta på utan störningar. Sytemen ska vara igång och driftas till en låg prislapp. Så långt är  alla med, men har ni funderat över vad som händer vid störningar? I ett projekt så har man riktigt goda kontakter upparbetade och sitter dagligen med problem som är komplexa. Organisationen och kompetensen finns kring alla typer av frågeställningar. Om ett enda av dessa problem däremot trillar igenom till driftsorganisationen så blir det inte bara svårt utan omöjligt att hantera. Det är en lärdom att ta till sig. Rent konkret betyder det att en projektledare som levererar system med kända defekter som man ”kan lösa i förvaltningen” mycket väl kan vara inne på helt fel spår. Förvaltningen kan vara sämre på sin tekniska plattform än vad projektet är. Det kan kanske låta märkligt, men även om de har en oerhört mycket längre erfarenhet av den tekniska plattformen så har de bara erfarenhet av en begränsad del av den.

FÖRBÄTTRINGAR  FÖR FRAMTIDEN

När man kommer till läget att man vill byta ut ett system, eller åtminstone göra en ordentlig omarbetning av det, så inträffar emellanåt en annan sak som är värd att notera. Då kan plötsligt en ny organisation sättas på plats för att göra förstudie, kravsammanställning, mm, istället för att de lärdomar som förvaltningsorganisationen har får komma fram ordentligt. Kanske tror man att förvaltarna är så fästa vid sitt gamla system att de inte kan ge relevant input till ett nytt system (och ska vi vara ärliga så kanske det inte är otänkbart att det ligger till så). Genom att delvis välja bort förvaltningsorganisationens input så begår man ändå ett stort misstag eftersom de känner till så mycket om hur systemet används i dagsläget.

SAMMANFATTNING

Sammanfattningsvis kan man säga att det är riktigt nyttigt för en projektledare att få en ordentlig inblick i hur en förvaltningsorganisation arbetar och de villkor som man har för sitt arbete. Det är heller inte någon dum idé att bekanta sig med ITIL även om man som projektledare kanske främst, och helst, vill läsa in sig på projekthanteringsmetoder. När man tittar på IT-arbete från ITIL-perspektivet så ser man tydligare vad som skulle kunna ge en allmän förbättring för organisationen, åtminstone i de flesta fall.

Raphael Sedin

Taggar:

• Projekt
• Projektledare