Det finns så klart en mängd faktorer som är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt eller inte. Vi alla vill lyckas med våra projekt.
Vad är egentligen ett framgångsrikt projekt? Eller ett misslyckat projekt? Det är inte alltid helt lätt att svara på den frågan. En vanlig definition på ett misslyckat projekt brukar vara att det inte levereras på tid, på budget, leveransen saknar rätt kvalitet eller omfattningen är en annan än vad som ursprungligen avsetts. Men om vi når budget, kvalitet, tid och omfattning – utan att någon använder vår fina lösning – är det då fortfarande ett framgångsrikt projekt?
Eller handlar ett lyckat projekt om upplevelsen? Att rätt intressenter upplever projektet som framgångsrikt – då är projektet lyckat även om inte alla ramar höll?
Framgångsfaktorer för ett lyckat projekt
Självklart finns det ett antal hygienfaktorer som behöver finnas på plats för att ett projekt ska lyckas. Sådant som projektplanering, rätt verktygsstöd för projektgrupp och -ledning, planering samt tillräcklig styrning och uppföljning.
I boken Mastering Project Management pekar författaren James P. Lewis på forskningsresultat som visar på faktorer som tillsammans förklarar mer än 90% av variationerna i upplevd framgång när det gäller projekt.
Enligt dessa forskningsresultat finns det starkast samband mellan framgång och:
1) Hur koordineringen av projektet ser ut och relationerna
2) Lämpligheten i projektstruktur och kontroll
3) Hur betydellsefullt och ”offentligt” exponerat projektet är
På motsvarande sätt visade dessa forskningsresultat att det finns starkast samband mellan misslyckande och:
1) Otillräcklig statusrapportering
2) Otillräcklig administrativ, mänsklig och teknisk kompetens hos projektledning
3) Orealistiska mål och tidsramar
En gemensam vision och målbild är avgörande
Utan vision förgås folket, sa kung Salomo redan på sin tid för 3000 år sedan. Helt avgörande för om ett projekt ska lyckas eller inte är givetvis att alla projektmedlemmarna drar åt samma håll. Att vi har en gemensam uppfattning om både mål och strategi.
Därför är det så viktigt att tidigt i projektuppstarten samla hela projektet för att fastställa uppdraget: Vilket är syftet med projektet? Vad ska levereras? Vad ska uppnås?
Som jag skrev i inlägget Vad är det som får en projektgrupp effektiv?, är det en god idé att avsätta tillräckligt med tid för en rejäl projektinitiering. Det vill säga ett inledande arbetsmöte där hela projektgruppen samlas för att gå igenom uppdragsbeskrivningen och säkerställa en gemensam bild för arbetet framåt. Vad det är vi ska göra? Vem ska göra vad? Vilket resultat vi ska uppnå och vilka ekonomiska och tidsmässiga ramarna vi har till vårt förfogande?
Vad är en bra vision och målbild?
John P. Kotter har tagit fram en rekommendation med åtta steg som omfattar viktiga områden att arbeta med för att lyckas med en förändring (se inlägg Förändringsledning ). John P. Kotters tredje steg på förändringsresan handlar om att utveckla en vision och strategi. I sin bok Leading Change anser John P. Kotter att en effektiv vision åtminstone har sex egenskaper:
* Den är begriplig = lätt att förstå
* Den är önskvärd = tilltalar kunder, medarbetare och andra intressenter
* Den är verklighetsförankrad = har ambitiösa och realistiska mål
* Den är fokuserad = är tydlig nog för att ge vägledning inför beslut
* Den är flexibel = medger personliga initiativ och alternativa reaktioner när omständigheterna så kräver
* Den är lätt att förmedla = det ska ta max fem minuter att förklara den, menar John P. Kotter
Visionsgenerering och visionsformulering
Det är lätt hänt att projektledningen underskattar behovet av att säkerställa en gemensam uppfattning om projektets uppdrag. Skrapar man under ytan, visar det sig ofta att det finns en rad olika meningar om vad det är som ska göras.
Därför är det viktigt att formulera:
* Syftet = vilket problem är det som ska lösas?
* Visionen = hur ser målbilden ut? Vad blir resultatet av det lyckade projektet?
* Uppgiften = hur vi ska gå till väga för att nå målbilden?
Basen för syfte, vision och uppgift är uppdragsbeskrivningen eller projektdirektivet. Som projektledning kan vi välja att själva formulera visionen, och sedan kommunicera ut den till projektgruppen. Men vill vi ha förankring och delaktighet, är mycket bättre att låta hela projektgruppen vara med och formulera visionen. Är projektet en stor grupp, delas den lämpligen upp i smågrupper med 5-10 personer i varje grupp.
Nyckeln till arbetet med visionsformulering är att få upp så många idéer på bordet som möjligt. Kör man arbetet i smågrupper med brainstorming och exempelvis mindmapping (se Wikipedia ), genereras det ofta så mycket goda idéer att det måste till en rejäl sållning och prioritering.
Om projektet handlar om att utveckla en ny produkt eller tjänst, kan visionsformuleringen inledas med att identifera alla egenskaper som behövs hos den färdiga produkten, för att skapa målbilden av produkten.
* Hur arbetar produkten?
* Hur kommer kunden att använda den?
* Hur kommer den att stå sig jämfört med andra produkter på marknaden?
Visioner i aktivitet kan förändra världen.
Visionsgenerering och visionsformulering är riktigt skoj och stimulerande. Men som Joel Barker uttryckte det:
Visioner utan aktivitet är dagdrömmar,
aktivitet utan visioner är tidsfördriv,
visioner i aktivitet kan förändra världen.
Ska vårt projekt lyckas med att ”förändra världen” behövs både syfte, vision och genomförande.
Lycka till!
Elisabeth Stjernstoft