Förändringsarbete

Den lättrörliga organisationen
 
På Projektverktygsdagen '09 var jag inbjuden av Projectplace att hålla ett inspirationsföredrag om lättrörligt arbete. Det var intressant och roligt att få möjlighet att vara med, då jag sällan är på den här typen av tillställningar. Jag är nämligen verktygsagnostiker.
 
Missförstå mig inte - det finns många bra verktyg, men ofta begår vi misstaget att försöka lösa problem genom att skaffa verktyg, istället för att prata om problemen, gå till botten med dem, lösa dem genom att arbeta annorlunda - och sedan kunna definiera mycket bättre vad vi behöver verktyget till.
 
Många brister i en verksamhet kan enligt min erfarenhet härledas till bristande kommunikation. Verktyg kan aldrig ersätta kommunikation, däremot kan de hjälpa oss att komma ihåg och sortera informationen som kommer ur kommunikation.
 
Mitt föredrag handlade om hur lättrörlig verksamhet kan förändra en organisation - och hur organisationen kan förändras för att underlätta för ett lättrörligt arbetssätt. Eftersom en viktig ingrediens är att arbeta i tvärfunktionella team, som innehåller de kompetenser som krävs för att bygga kundnytta från krav, fungerar en stark matrisorganisation bra. Även om man som specialist tillhör en funktion, ett "skrå", spenderar man huvudsakligen sin arbetstid i ett tvärfunktionellt team bestående av människor från olika funktioner. Respektive funktionschef blir då ansvarig för att se till att de har adekvat kompetens och delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter.
 
Scrum är som de flesta idag känner till ett ramverk för att implementera vissa Lean-principer i verksamheten. Scrum är populärt inom verksamheter som utvecklar mjukvara, men eftersom det talar till hela verksamheten, och inte tar upp specifika saker som utvecklingspraxis och teknik, är det även lämpligt för andra branscher.
 
En av de obligatoriska delarna med Scrum är att stanna upp en gång i månaden, eller oftare, utvärdera arbetssättet, och justera det som behövs för att kunna arbeta effektivare och få en mer stimulerande arbetsmiljö. Teamets coach, kallad Scrum Master, är ansvarig för att föra upp de förändringsförslag teamen själva inte kan åtgärda till verksamhetsledningen för åtgärd. I flera verksamheter jag sett som arbetar med att anamma lättrörlig utveckling brottas man just med detta steg - plötsligt översvämmas ledningen med förbättringsförslag från medarbetare - högt och lågt, smått och stort. Om man då inte har ett sätt att hantera detta kan reaktionen lätt bli att man ignorerar det (vilket ofrånkomligen leder till att de anställda slutar försöka förbättra företaget till slut) eller - ännu värre - att man tar bort granskningen, och alltså slutar arbeta med ständig förbättring. (Jag har faktiskt träffat en s.k. Lean-konsult som hävdade att han inte införde ständig förbättring i företag han hjälpte, "för att det är för svårt". Men det är en annan historia)
 
Kort sagt - ständig förbättring och ständigt lärande är en grundsten i lättrörlig produktutveckling. Så för att uppmuntra till det, och ta vara på det, behöver ledningen använda liknande sätt att ta hand om förbättringsförslagen som utvecklingen gör för att generera dem. Ett sätt att göra det på är att skapa en förbättringsbacklog. Denna backlog innehåller alla förbättringsförslag som såväl ledningen som övriga medarbetare identifierar. Ledningsgruppen bildar ett Scrum-team som arbetar med att ta på sig saker att förändra från denna, och träffas regelbundet för avstämning, synkronisering och för att hjälpas åt. Efter varje sprint visar man så upp för resten av verksamheten vilka förbättringsförslag som implementerats, och vad man planerar att arbeta med härnäst.
 
På detta sätt kan man få en puls i verksamhetsledningen, som följer pulsen i utvecklingsarbetet, och tar verksamheten framåt, lite i taget. Att arbeta med ständig förbättring över hela verksamheten (eller för den delen en liten den av en större verksamhet) kan kännas som att manövrera en koloss. Men du minns väl svaret på gåtan hur man äter en elefant?
 
En bit i taget.

Mikael Lundgren-Certified Scrum Trainer Citerus AB 

Taggar:

• Agile
• Projekt