Vad är det som får en projektgrupp effektiv, är en relevant fråga att reflektera över. För att ett team ska fungera väl och leverera förväntat resultat, behöver vi självklart veta varför något ska göras, samt vad och hur.
- Vad är syftet?
- Vad är det vi ska göra?
- Hur ska vi göra det?
Förutom varför, vad och hur, behöver vi också rätt kompetens för uppdraget. Kompetensen kan vi dela in i tre dimensioner:
- facklig kompetens, som avser kunskap om projektets ämnesområde
- social kompetens, som handlar om förmåga att fungera i en grupp
- strategisk kompetens, som ger insikt om varför förändringen är nödvändig
Social kompetens
Det här med social kompetens är spännande. I Wikipedia sägs den sociala kompetensen handla om ”en individs förmåga att samspela med andra personer”. Nyckeln till vår förmåga att samspela med andra är att vi har både självinsikt och gruppinsikt, och att vi kan kommunicera effektivt med varandra. Grunden för en effektiv kommunikation är ett gemensamt språk, och att vi känner trygghet och tillit i gruppen. Vi har förtroende för varandra och vi litar på varandra med utgångspunkten att vi alla vill väl.
”The hard facts” och ”the soft facts” är lika viktiga
I inledningen av ett projekt är det en god idé att avsätta tillräckligt med tid för en rejäl projektinitiering. Ibland kallar vi det för kickoff, som i vissa sammanhang kan ge negativa associationer hos några. Vad jag tänker på är ett inledande arbetsmöte där hela projektgruppen samlas för att gå igenom uppdragsbeskrivningen och säkerställa en gemensam detaljplanering för arbetet framåt. Vi säkerställer en gemensam syn på ”the hard facts”. Vad det är vi ska göra, vem ska göra vad, vilket resultat vi ska uppnå och vilka ekonomiska och tidsmässiga ramarna vi har till vårt förfogande
Lika viktigt som ”the hard facts”, är de mänskliga aspekterna på projektarbetet, ”the soft facts”. Ofta kallar vi det för teambuilding, och det handlar helt enkelt om att vi som projektgrupp får en möjlighet att lära känna varandra. Två nycklar i att ”lära känna varandra” är aspekterna självinsikt och gruppinsikt. Gruppinsikt får vi när vi känner till varandras starka och svaga sidor, och även styrkor och svagheter hos gruppen som helhet. En gemensam kartläggning av styrkor och svagheter är till nytta för alla i gruppen. En annan del av gruppinsikten är att känna till och respektera varandras privata värderingar, även om vi inte delar dem. Gruppen behöver göra klart vilka värderingar det är som gäller för det gemensamma arbetet.
Ett gemensamt språk
Utöver självinsikt och gruppinsikt, behöver vi också ett gemensamt språk som alla begriper. I projektsammanhang ger en gemensam projektmetodik oss ett gemensamt språk. När vi i gruppen använder oss av samma språk, förstår vi både vad som sägs och vad som är syftet med det sagda. Det minimerar risken för att saker och ting faller mellan stolarna, och att det uppstår konflikter som har sin grund i rena missförstånd.
Andra faktorer som påverkar en grupps effektivitet
Utöver kompetensfaktorn finns det också en mängd andra faktorer som påverkar effektiviteten i en grupp. Mycket forskning i ämnet har gjorts under åren, och till exempel i en artikel av Koys och DeCotis (1991) lyfts följande faktorer fram:
- Självständighet = jag fattar de flesta besluten
- Sammanhållning = vi hjälper varandra
- Tillit = ledaren och jag är lika mycket värda
- Stress = jag har fullt upp
- Emotionellt stöd = ledaren stöttar mig
- Erkännande = jag får klappar på axeln för det jag gör
- Rättvisa = jag ser logiken och det finns en skälig objektivitet
- Innovativ = vi förbättrar och utvecklar ständigt metoderna och arbetet
När det gäller effektivitetsfaktorerna ovan, finns det flera intressanta frågor att reflektera över när det gäller arbete i projektform:
- Vad är viktigt för att min projektgrupp och jag som individ ska kunna fungera självständigt i vårt arbete?
- Hur bygger vi upp tillit till varandra? Hur ökar vi sammanhållningen i gruppen?
- Hur förhåller sig förväntad arbetsinsats till beslutade tidsmässiga ramar för projektet?
Medvetet arbete med projektgruppens sätt att fungera
Att medvetet arbeta med projektgruppens sätt att fungera ökar vår styrka och effektivitet. Dåligt grupparbete är ett stort slöseri med energi, arbetsglädje och resurser. I boken Effektivt projektarbete tar författarna Jan Wisén och Börje Lindholm upp en checklista för en effektiv grupp. Plus (+) avser en effektiv grupp, och minus (-) en ineffektiv grupp.
Något att fundera över:
- Hur faller checklistan ut i ditt projekt?
- Om projektet ligger på minus i något avseende, vad kan ni gemensamt göra för att vända detta till ett plus?
Checklista för en effektiv grupp
Atmosfär
+ Öppen och avspänd
- Ofta spänd, jag får vara på min vakt
Diskussion
+ Alla är aktiva, vi har en god arbetsdisciplin
- Vissa är passiva, vi har mycket tomt prat
Mål och uppgift
+ Klar och accepterad av alla, diskuteras löpande
- Oklar, diskuteras inte tillräckligt
Åsikt och värderingar
+ Diskuteras allsidigt, prövas och värderas
- Udda åsikter fryses ut, mycket lite nytänkande
Beslutsform
+ Samförstånd, avvikelser behandlas
- Omröstning, ytliga kompromisser
Feedback
+ Ömsesidig, öppen, regelbunden, konstruktiv
- Sporadisk, värderande, förekommer inte
Inställning till känslor
+ Anses viktiga, kan uttryckas öppet
- Får ej visas öppet, anses oviktiga
Arbetsfördelning
+ Vid behov, flexibel, alla resurser utnyttjas optimalt
- Oklar, falsk jämlikhet råder, man drar sig
Experten
+ Specialkunskaper används, vägs in bland övriga argument
- Dominerar i de flesta frågor, andra åsikter kvävs
Makt
+ Oviktigt vem som kontrollerar
- Hämmande maktkamp
Arbetssätt i övrigt
+ Analyseras systematiskt (processanalys)
- Diskuteras sporadiskt
Konflikt
+ Tas fram öppet, diskuteras systematiskt
- Förnekas eller hanteras knapphändigt
Elisabeth Stjernstoft