Balansering av kostnad mot omfattning i projekt

Man brukar säga att ett framgångsrikt IT-projekt måste balansera:

1. kostnaden (och tid) mot
2. omfattningen medan man upprätthåller
3. kvalitén.

Hur det görs i praktiken är en balansakt som skiljer sig från projekt till projekt. Beroende på hur företagskulturen ser ut så prioriterar organisationer på olika sätt – vissa vill ha låga kostnader, andra söker den optimala omfattningen. Vad man i organisationen anser är viktigast kan vara svårt att se från början.

Jag har drivit projekt där kostnaden inte varit lika viktig som resultatet. Budgeten har mest varit en grov uppskattning. Har man senare funnit att den behöver utökas så har det gått bra sedan man pekat på de fördelar som det kan ge. När det är fråga om mindre projekt så brukar man kunna tänka så här men det är mindre vanligt i omfattande projekt, tror jag.

Andra är helt inriktade på kostnaden – de vill genast ta del av varje liten utgift och följer noga alla inrapporterade timmar i veckorapporten. All diskussion kretsar kring kostnad och upplupen tid; projektledaren ses oftare som ett bollplank för diskussioner om kostnadskontroll än systemutformning. Själva lösningen är alltså underordnad kostnaden. Man kan säga att man kommer så långt man kommer på den budget som sattes, och att omfattningen i leveransen kan justeras ner om budgettaket är på väg att nås. Det här scenariot har varit förvånansvärt vanligt bland de projekt jag hittills varit inblandad i som projektledare. Det är så viktigt att hålla sig under sitt anslagna tak att resultatet hålls lite flytande – man vill ha ut maximalt resultat inom den budget man lyckades få loss.

En variant på ovanstående kostnadskontrollsfokus är när ett IT-bolag driver s.k. ansvarsprojekt, dvs när man tar på sig hela ansvaret för att lösa en uppgift åt kunden till ett fast pris. ”Fastprisprojekt” kan man också kalla det. Fokus ligger då på att leverera det kunden SKALL ha till en given kostnad (eller helst till en lägre kostnad, dvs större vinst). För projektledaren kan lösningen kännas som en stressande faktor då den också ska fixas till på något sätt. Helst vill man förstås leverera något riktigt bra snarare än något som sannolikt håller måttet rent juridiskt.

Ett tredje upplägg är projekt där kostnaden och omfattningen är viktiga att hålla men där den tredje pysventilen för projekt nyttjats istället: kvalitetssänkning. Jag har inte medvetet jobbat på det här sättet som projektledare. Däremot har jag varit deltagare i projekt där man höll sina kostnader och jobbade mot sitt ambitiösa mål och levererade precis det som förväntades med knappast möjliga marginal. Så knapp så man faktiskt blev tvungen att stryka precis all dokumentation och det mesta av testningen också. Resultatet blev kvalitetsmässigt skakigt.

Det skulle vara intressant att höra andra projektledares erfarenheter av hur ni balanserat om mellan kostnad, omfattning och kvalitet. Det som sägs vara viktigt i en organisation kan visa sig mindre viktigt när man jobbat med dem ett tag och förstått sig på hur de prioriterar. Då förstår man vad som är viktigast i den här balansen hos just dem.

Taggar:

• Projekt
• Projektledare