The art of simplicity

Hur ser det ut i slutet av era projekt?

Ni vet, när vi närmar oss en viktig deadline och inser att vi har väldigt mycket att göra. Inte kan det väl vara så att tidplaner inte uppdateras? Progressrapporter uteblir några veckor? Nä, förmodligen är det inte så hos er. Men hos många är det faktiskt på det viset och då kan man fundera på hur det kommer sig. Och framförallt – vad kan vi göra åt det? Hur kan vi få projektet att fungera även i tidspressade perioder?

Den gamle generalen Carl von Clausewitz uttryckte en gång ”I krig fungerar bara det enkla, men det enkla är svårt”. Många brukar tyvärr utelämna den sista delen av Clausewitz citat och då missar man lite av poängen. För allt blir inte bättre bara för att man gör det enklare. Det enklaste vore naturligtvis att strunta i att skriva progressrapporter och tidplaner men det skulle göra att vi tappade all kontroll över vårt projekt. Det svåra, som Carl påpekade, är att veta vad vi ska förenkla och på vilket sätt för att få saker att fungera ännu bättre. Nu vill jag inte på något vis jämställa projekt med krig men devisen gäller för många typer av tidspressade eller svåra situationer.

Så vad är då ”det enkla” i projektsammanhang som gör att projektet kan fungera ännu bättre? Här kommer några ”enkelhetsdeviser” som jag använt mig av i olika projekt:

- Ingen läser långa dokument. En progressrapport som överstiger en A4-sida kommer inte att bli noggrant genomläst. En tjock systembeskrivning kräver en enkel överblickbar bild.

- Om vi för projektdagbok blir det enklare att diskutera styrkor och svagheter i projektet eftersom vi har historiken med oss. Men ställer vi krav på formen för projektdagboken kommer ingen att orka föra dagbok. Låt alla skriva på sitt sätt, vare sig det blir en rad eller en halv sida per dag.

- Om verktyg för att tidsplanering eller uppföljning innehåller osäkerhetsmoment kommer vi inte att använda det under projektets gång, bara under planeringsfasen.

Den sista punkten tarvar en utläggning: Efter att ha undervisat många studenter och yrkesaktiva vet jag att MS Project för de flesta inte tillhör ”det enkla” inom projekt. Problemet beror ofta på kompetensen kring verktyget, inte verktyget i sig.

Många är osäkra på vad som kommer att hända om de flyttar aktivitet 14 i Gantt-schemat eftersom det har beroenden såväl till aktivitet 13 som till 15. Andra är oroliga för att lägga till ytterligare en resurs på aktiviteten – ”kommer ledtiden att halveras eller arbetstiden att fördubblas?” Det här gör att många använder sig av MS Excel istället. Där har de full kontroll på vad som händer… men det kanske inte alltid är så enkelt och tidseffektivt att göra det man vill.

På labs.projectplace.com sker något spännande just nu. Ett verktyg som går under namnet Yap håller på att tas fram med visionen om att bli det enkla planeringsverktyget. Skall bli mycket intressant att se hur det utvecklas.

Som ni ser är min lista på enkelhetsdeviser ganska kort. Jag vill gärna höra hur ni gör i era projekt? Vilka enkelhetsdeviser lever ni efter?

Taggar:

• Tomas Gustavsson