Inget är avgjort innan matchen är slut

Lagsport är fascinerande. Ibland kan vi tycka att en match är avgjord långt innan slutsignalen ringt men så plötsligt händer det; ett slarvigt byte eller en plötslig uppryckning i det andra laget så vänder hela matchen under de sista minuterna. Allt som såg så bra ut blir plötsligt till en mardröm.

Är det bara i lagsport det ser ut så här? Tror inte det. De allra flesta projekt som blivit försenade har sett bra ut under den första halvan av tiden. Många projekt följer planen till 80 procent av ledtiden men lyckas sedan ändå inte att leverera i tid. Varför är det så?

Det finns många anledningar men jag skulle vilja fortsätta lagsportsanalogin och peka på några typiska fel.

Ett slarvigt byte – många driver projekt utifrån ”klockkurve-tänket”. De bemannar projektet så att några få människor initierar projektet, många människor utför projektet och några få avslutar projektet. Ritar man upp antalet människor som deltar i projektet i en graf (med tiden som x-axel) får grafen en ”klockkurva”. Förstod ni? Om inte: strunt samma – poängen jag vill komma åt är det sista. Många vill göra en krafig nedtrappning av sitt projekt på slutet och det är då vi får problem. Anledningarna kan vara flera – nya projekt kan kräva resurser från vårt projekt ”som ändå är på väg att avslutas”. Vissa är inhyrda för en viss tid och deras kontrakt går ut vid ett visst datum. Hur ställer detta till bekymmer för projektet? Jo, om vi på slutet stöter på problem så blir verkansgraden så mycket värre med nyckelpersoner som försvunnit ur projektet. Låt oss säga att vi genomför ett test i slutet på projektet som uppvisar ett fel i X-modulen. Om den enda personen som arbetat med detta redan lämnat projektet måste någon annan sätta sig in i arbetet, förstå varför felet uppstår och lösa problemet. Och vips så har tiden stuckit iväg.

Uppryckning i det andra laget – vilket är det andra laget i projekt? För sportanalogins skull så döper jag slutanvändare av vårt projektresultatet (eller kunden) till det andra laget. När vi närmar oss slutet av projektet har det andra laget mer och mer att säga till om. Från att under mitten av projektet låtit projektgruppen ansvara för mycket av besluten kring hur saker och ting skall göras måste vi nu kontrollera att det vi gjort är rätt. En del väljer tyvärr att stämma av det här i allra sista stund. Somliga har allt för stor tilltro till att det som bestämdes i början av projektet kommer att stämma. Andra fokuserar all kraft på att genomföra allt projektresultat och skjuter på startdatum för testning för att få allt färdigt innan testningen skall påbörjas. Och med ont om tid för att testa kan vi få flera problem. Om vi har tur upptäcks väldigt många fel sent i processen vilket bara gör att den budgeterade tiden för att rätta fel inte räcker till och vi blir försenade av den anledningen. Har vi otur gör den förkortade tiden för test att projektresultatet inte hinner testas igenom tillräckligt och att felen inte upptäcks förrän projektresultatet börjat användas. Och då kommer det andra laget verkligen att kunna kallas motståndarlaget.

Hur gör vi för att inte tappa allt på slutet då? Ja, i sportens värld vet vi att tyvärr kan allt hända. Ibland finns det faktorer som vi inte kan styra över. Men det finns en del att göra. Här  kommer några korta och konkreta ”puckar” (och jag ber här om ursäkt för den dåliga sportanalogi-ordvitsen):

• Bibehåll resurser så lång tid det är möjligt i projektet, helst ända fram till den avslutande handskakningen. De flesta underskattar mängden oförutsett arbete som uppstår såväl i inledningen som i avslutningen av ett projekt.

• Tänk på dem som skall använda eller förvalta projektresultatet tidigt i processen och genom hela projektet. Ett bra sätt (som förespråkas inom Agile) är att stämma av såväl presterat som förväntat resultat regelbundet genom hela projektet.

• Testa, testa och testa. Med målet i sikte är det lätt att få för sig att testning än oproduktiv tid som inte för projektet framåt men inget kunde vara mer fel. Det för kvaliteten på projektet framåt – hela tiden.

Och kom ihåg: it ain’t over till it’s over…

Taggar:

• Tomas Gustavsson