Att projektleda på avstånd

Närhet gör att vi får en effektivare kommunikation. Så går de flesta diskussioner kring moderna projekt idag. Organisationer strävar efter att sätta hela projektgruppen i ett och samma rum och missförstånd undviks. Metodexperter lär ut användning av Lean-tavlor eller Scrum-tavlor. Toppen.

Tyvärr är det helt omöjligt att uppnå fysisk närhet för väldigt många projektgrupper. När konsultbolagets olika kontor, vars anställda skall samarbeta i ett och samma projekt, ligger i Åmål och Luleå så blir det svårt att få till någon närhet. Veckomöten någonstans i Östersund blir inte riktigt försvarbart. Så vad gör vi istället?

Det finns ju bra verktyg idag. Men jag tänkte inte göra det här blogginlägget till en lovsång av projektplatsen.se. Visst är det här ett jättebra verktyg – det underlättar många människors vardag, men ett verktyg är ett verktyg. Hammaren slår inte i spikar själv.

Samma sak är det med gruppsamtal, Skype, Netmeeting eller telebildutrustning är alla bra verktyg, men det är bara verktyg.

Vad ni behöver för att få en fungerande utspridd projektgrupp är framförallt bra rutiner och regler för användandet av bra verktyg. Här kommer därför mina tips för gruppsamtal:

- Använd en fast, överenskommen tid för att kommunicera. Om det är hög intensitet i projektet är det lämpligt att stämma av dagligen. Telefonmöten går i regel snabbare än fysiska möten så stäm av ofta.

- Ställ riktade frågor: ”Vad föreslår du, Tomas?”. Utan möjlighet att uttyda kroppsspråk kan vi inte se vem som förväntas svara på varje fråga och det finns risk att alla börjar tala i munnen på varandra. Eller att en person pratar hela tiden.

- Skriv en lista över dem som deltar i mötet och lägg den framför dig. För att ingen skall bli förbisedd är det enkelt att följa listan för att alla skall få möjlighet att säga sitt.

- Skilj alltid på vad jag vet och vad jag hört. När projektgruppen är utspridd kan en höna tillverkas väldigt fort av en fjäder. Rykten som är svåra att verifiera, på grund av avstånden mellan projektmedlemmarna, blir väldigt fort sanningar.

- I vilka tillfällen får man använda ”mute”-knappen. Alltså: får jag vara delaktig i mötet men bara lyssna? Risken finns att gruppdeltagare blir väldigt passiva om de tillåts använda ”mute” när de vill – bestäm i gruppen om och när detta skall vara tillåtet.

- Förutom rutiner kan vi behöva ett kontrakt som anger regler för gruppen. Inom de agila metoderna pratar man ofta om ”Ground rules”, d v s regler som vi kommit överens om inom gruppen. På svenska kan vi kalla det för ett gruppkontrakt. Dessa regler eller kontrakt är alltid bra och blir ännu viktigare när vi inte har möjlighet att träffas fysiskt.

Sådär - det här var några tips kring fungerande utspridda projektgrupper. Jag tar gärna emot flera!

Taggar:

• Tomas Gustavsson