Erfarenheter eller slutförvaring?

Arbetar du i projekt? Arbetar du enligt någon form av projektmodell? Säger projektmodellen att hela projektgruppen skall skriva en slutrapport efter genomfört projekt? Gör ni det?

Ovanstående frågor brukar resultera i ett av följande två reaktioner:
1. Människor drar generat på munnen och säger något i stil med ”nja… vi borde skriva slutrapporter men… ofta brukar projektledaren tvingas skriva ihop några rader för att få ledningen att bli nöjd”.
2. Skamfyllda blickar irrar runt i lokalen tills någon lyfter bladet från munnen och erkänner att ”Vi borde göra det men… tyvärr har det inte hänt än, vad jag vet”.

Det är något lutherskt över slutrapporter. Enligt projektmodellen skall de skrivas, vare sig vi vill eller inte. De som arbetar i projekt vet att de borde vara duktiga arbetstagare och skäms över att de antingen inte skrivit några slutrapporter eller att de inte gör dem enligt konstens alla regler.

Handen på hjärtat: Använder ni slutrapporten till någonting? Det är sällan jag träffar på någon som säger att de faktiskt använder sig av slutrapporter. Anledningarna kan vara många. Somliga säger att det är svårt att använda sig av de nedtecknade erfarenheterna eftersom projekten ser så olika ut. Andra säger att det är för besvärligt att hitta något användbart bland gamla nedtecknade slutrapporter.

Så där ligger slutrapporterna. Oanvända men väl slutförvarade.

Men visst är tanken kring slutrapportering god. Vi vill självklart använda oss av dragna erfarenheter för att ständigt utvecklas, slippa uppfinna hjulet ännu en gång och få hela organisationen att slippa göra gamla misstag. Men nedtecknandet och slutförvarandet av slutrapporter verkar inte vara den bästa lösningen. Så hur kan vi göra istället?

Ett sätt är att istället för att nedteckna dragna erfarenheter göra en enkel förteckning av vilka som deltog i ett visst projekt. Istället för att leta efter erfarenheter i dammiga papper kan vi istället säga till den nya projektledaren: ”Enligt vår förteckning var det Anna som drev bankprojektet vi genomförde för två år sedan. Prata med henne för att få bra tips inför planeringen av ditt nya projekt!”

Vill ni gå steget ännu längre kan ni låta varje projektgrupp hålla en halv timmas öppen föreläsning efter utfört projekt. Då kan alla anställda som är intresserade få veta vilka erfarenheter gruppen dragit och samtidigt få se vilka som ingick i projektet. Rapporteringen de lämnar efter sig består i några enkla overhead-bilder och namn på projektdeltagarna.

Gemensamt för dessa två tillvägagångssätt är att se till att människorna står i fokus istället för dokumentationen. Genom att lyfta fram personerna i projektet kan er organisation gå från att vara duktiga på att slutförvara till att bli duktiga på att återvinna dragna erfarenheter i projekt.

Taggar:

• Tomas Gustavsson