Att spara sin kommunikation

Nej, rubriken säger inte ”att spara på sin kommunikation”. Kommunicera mera – det underlättar projektets arbete och teamet blir effektivare!

Somliga har en bild av det effektiva teamet, förmodligen taget från Hollywoods action-filmer, som det tysta effektiva gänget där kommunikationen inte behövs. Det är faktiskt precis tvärt om. Forskaren Meredith Belbin undersökte effektiva team och såg bland annat att de effektivare teamen hade mycket mer kommunikation än de mindre effektiva teamen. Nog om denna utvinkling. Åter till rubriken.

Jag har en regel som jag försöker införa i varje projektgrupp jag leder eller deltar i: spara på alla kommunikation. Ett jobbrelaterat e-postmeddelande som kastas skall medföra någon sorts bestraffning. OK, lite överdrivet kanske men ni förstår min poäng – spara på allt.

Jag försöker dessutom att få projektmedarbetarna att föra en projektdagbok. I projektdagboken vill jag att alla skall försöka bevara så mycket som möjligt av de diskussioner och beslut som fattats under dagen. Varför tycker jag att sparandet av kommunikation är så viktigt, då?

Jo, mycket av den kommunikation och de beslut vi fattar sker i stundens hetta. I efterhand kan besluten verka fullständigt felaktiga och vi kan få svårt att försvara vad och hur vi tänkte.

Tycker ni att jag överdriver vikten av det här? Den här länken går till statens utredning kring Tsunami-katastrofen 2004. Varje beslut och varje skeende beskrivs i extrem detaljnivå för att utreda ansvarsfrågorna kring det som hände:
http://www.riksdagen.se/webbnav/index.aspx?nid=3281&dok_id=GTB3104d3 

Tänk dig att ditt projekt skulle gå riktigt illa. Hur skall du kunna förklara skeenden och beslut på en detaljerad nivå utan att ha ordentligt med underlag? Och framför allt: i dessa dagar då det inte är så svårt att spara på sin kommunikation – varför chansa?

Taggar:

• Tomas Gustavsson