tisdag, 25 november 2008

Styrgruppen i projekt

Oavsett vilket projektverktyg eller projektmodell man arbetar med så har varje projekt sitt sammanhang och sin styrning. Styrgruppen är den grupp som fattar de viktiga formella besluten och ansvarar för projektet utåt. Den är sammansatt av de viktigaste intressenterna och har mandat att fatta beslut i stort sett i alla projektfrågor utan att konsultera någon annan. Möten behöver inte ske på regelbunden basis utan vid behov av vägledande beslut, däremot rapporterar projektledaren till styrgruppen regelbundet. I styrgruppen ingår projektägaren, denne person är tillgänglig för projektet för frågor, mm, och representerar då styrgruppen.

Det jag beskrivit nu är idealfallet. Hur har det då sett ut i praktiken? Jag har i min roll som projektledare sett flera olika varianter på temat som har fungerat olika väl, låt mig ge ett par exempel.

Jag har exempelvis lett projekt där projektägaren varit oengagerad och det är svårare än när en formell projektägare saknas helt, tycker jag. Om en projektägare finns tillsatt så bör han ju tillfrågas emellanåt, men han dröjde alltid med svar. Det här gav onödiga stopp där projektet väntade in utlovade besked.

Jag har även fått leda projekt utan formell styrgrupp. Det har fungerat, men är onödigt knöligt eftersom det blir mindre klart för projektledaren hur de formella beslut som ligger utanför projektledarens ansvar ska tas. I praktiken fick jag då fatta de flesta beslut själv för det är (som man skämtsamt brukar säga) ingen som säger nej om man aldrig frågar om lov!

Jag anser att det är projektledarens ansvar att försöka styra upp styrningen av det egna projektet när så krävs. De som sitter i styrgruppen har emellanåt inte en modell för styrning (projektteori) att luta sig emot, och då blir det projektledarens uppgift att hjälpa till; genom att hjälpa andra hjälper man sig själv!

av Raphael Sedin
Projektledare
Bloggar vanligtvis på: http://sedins.blogspot.com

 

Av Raphael Sedin 13:49

KOMMENTARER

Inlägget har 10 kommentarer
Intressanta tankar.
Jag anser att styrgruppen även har en viktig uppgift att förankra projektet inom den beställande organisationen. Detta är betydande för att projektet ska lyckas och tas emot väl inom ett företag. För projektledarens del underlättar det genom att alla internt vet vem som är beställare och vilka som sitter i styrgruppen. Projektledarens jobb, hans mandat och hur projektgruppen ser ut blir inte ifrågasatt internt. Sedan kan även projektledaren hjälpa styrgruppens arbete genom att vara rak och tydlig med vad han vill att styrgruppen ska ta beslut om. Min melodi är att rak och tydlig kommunikation mellan styrgrupp, internt i företaget och projektledaren är a och o.
Av M 27 november 2008 12:32
Intressant inlägg. Tycker att det är en välkommen debatt till projekthanteringen då den mest handlar om planering och kommunikation, vilka också är viktiga områden. Mina erfarenheter av styrgrupper är blandade, ibland fungerar det kanon ibland riktigt dåligt och det kan man ha olika förklaringar till. Men det värsta som jag har drabbats av, som Projektledare inom en organisation, är att styrgruppens medlemmar, som beslutat i de viktigaste frågorna, inte står för "slutprodukten" och försöker friskriva sig från ansvaret. Ansvaret hamnar då på mig som Projektledare, vilket är mindre roligt då jag plötsligt får bära skuld för misslyckandet. Det fungerar naturligtvis olika i olika organisationer men vissa företag har en högre grad av att "hitta syndabockar" än andra, och mitt är kanske ett sånt, men jag undrar om den kloke bloggaren har några bra tips på hur jag kan tydliggöra ansvaret internt i organisationen så att alla vet vilka som ingår i styrgruppen och vilket ansvar de har? Ofta blir jag som Projektledare så förknippad med projektet att andra inte verkar komma ihåg eller tänka på styrgruppen. Vad är dina erfarenheter? Har du några bra tips?/Anders G
Av Anders G 27 november 2008 22:55
Tack för de bra kommentarerna! Det här med styrgruppens roll har jag själv förgäves letat efter i projektledningsböcker, så ämnet är väl värt att fundera över själv och få andras synpunkter på.

M: Jag håller med och som jag skrev så tycker jag att styrgruppen ska vara sammansatt av de viktigaste intressenterna, dvs även (och i synnerhet!) från beställarsidan.

Anders: Det där känner jag också igen - slutprodukten är ju "projektets" och inte "styrgruppens" tycks de tycka, trots att det är deras delbeslut som gett slutprodukten. Att vara projektledare är tufft, helt enkelt, det här är bara ett hinder bland flera att ta sig runt. Jag kan bara säga att tydlighet är viktigt; att peka på styrgrupp, beställare, projektägare och informera kring beslut.

/Raphael
http://sedins.blogspot.com
Av Raphael 28 november 2008 16:17
Jag tycker den här diskussionen är väldigt intressant eftersom vi funderar mycket på just det här internt på Projektplatsen. Vi driver varje ny produktrelease som ett projekt med en egen projektledare.

Det är dock inte självklart vem som är beställaren. Vi har en enda standardprodukt, dvs Projektplatsen.se och tusentals kunder med ibland samstämmiga men ofta också diametralt motsatta krav.

Någon som har tips på hur vi ska sätta ihop en bra styrgrupp för varje release-projekt?
Av Mattias Hällström 02 december 2008 18:23
Jag har också råkat ut för det Anders beskriver och kan behöva höra svaren på hans råd.

Jag kan ta tillfället i akt och nämna vad jag gjort hittills i dessa sammanhang. Jag dokumenterar allt i min projektstatus logg. Jag har projektstatus rapporter var vecka där jag highligtar projektstatus, samt tar in svar från föregående styrmöte. På så sätt kan de se/följa hur deras svar, alt. velande, påverkar projektet. (Ibland har jag ju fått köra deras race trots protester och då kan man tydligt se sämre resultat).

Detta har fungerat. Jag har sluppit stå ensam med skiten, men det viktigaste är att i slutändan blev resultatet bra. Skiten uppstod, men varade mycket kort tid.

Varför vill jag då höra rådet till Anders? Jo, jag har nu noterat att min strategi inte fungerar i vissa företag. Där tar man "bevisningen" på brist i styrgrupp som kränkning. Och hit vill ni inte komma kan jag lova er...
Av MSC 03 december 2008 12:03
Hej MSC! Vi verkar dela samma erfarenheter du och jag. Jag har tom provat att inte ha nån styrgrupp alls, men det är inte att rekommendera. Vidare har jag provat olika storlekar och försökt hitta rätt "politiska" sammansättning, men det är så otroligt personorienterat detta att jag har haft svårt att finna nån lösning som i sin struktur kan sägas vara bättre eller sämre. Är det nån som hittat en "optimal" storlek som fungerar tillfredsställande vid upprepat användande? Please, let me know! MSC, jag har också provat en lösning som liknar din, och jag håller med om att det bästa är kanske att säkerställa sig mot skiten, istället för att undvika den för det är omöjligt då det är personorienterat och ligger utanför det mandat som jag som projektledare har. Jag använder också uppföljningsverktyg, jag ser till att dokument granskas och vid viktiga beslutspunkter kräver jag signering av alla styrgruppens medlemmar för att gå in i nästa fas. Detta sätt ger en viss trygghet och genom att visa för andra att ansvaret för besluten inte är mina kommer jag snabbt ur bränpunkten, efter lite sedvanligt tjafs. Dessvärre är det inte alltid möjligt att jobba så, jag får också tilldelade projekt med strygrupper vars enda värdegrund är att fatta snabba beslut och som inte tycker att sigering är viktigt då man måste kunna ändra sig i en snabbföränderlig värld. Kontentan är att det inte alltid är så lätt att jobba optimalt. Kanske är orsakerna egentligen andra, ex kränkning som du skriver om. Vet inte om du blivit klokare på detta men det är skönt i sin ledsamhet att det finns andra som delar samma funderinagr och "pains".
Av Anders G 03 december 2008 23:03
Hej på er
Den viktigaste uppgift för en styrgrupp är att supporta projektledaren till 100%. Alltså styrgruppen skall vara ett verktyg för projektledaren! Storleken på styrgrupp skall vara så liten så möjligt men ändå täcka alla interna intressen för projektet. Det skall även finnas en stark ordförande (med god projektlednings kompetens) vid styrgruppen som driver själva styrgrupps mötet. Ofta är beställaren en produkt eller försäljnings organisation, dessa personer skall vara med i styrgruppen mer av informations skäl därför att de ofta sällan vet vad projektledning är för någonting. Diskussioner om krav etc skall inte tas upp på styrgruppsmötena
Så mitt råd, en stark styrgrupps ordförande och håll produktledare/försäljare långt borta!
-Gustaf
Av Gustaf 20 januari 2009 09:49
Gustaf, det var en bra vinkling på det hela. Stark styrgruppsordförande antar jag oxå är en person som står för de resultat som genereras? Extra intressant att du tycker att produktledare och säljare skall hållas borta, skall ha det i åtanke. Jag kan inte säga att jag tänkt på just det men intuitivt känner jag att jag håller med. Pratkvarnar som ändrar sig i stup kvarten, gör det omöjligt att hålla en tidplan, eller hur?
Av Anders G 23 januari 2009 23:03
Anders, som är projektledare är det du som är ansvarig för din leverans, inte ordföranden. Ordföranden är självklart ansvarig i den mening att han i sin tur skall rapporta till sin chef. Det jobbiga med personer så som säljare/produktledare är att de ofta lägger sig i projektarbetet och detta skapar bara förvirring.
Av Gustaf 26 januari 2009 14:22
Hehe...roligt. Jag rensade mina länkar idag och kom ihåg denna, som är superb! Vad jag tycker är kul är Gustafs kommentar om säljare/produktledare som lägger sig i och skapar förvirring. Så sant. Jag har precis haft ett projekt där de gjorde mer än så. Dessa säljare har provision, något som jag numera är totalt emot då säljarna gjorde ALLT för att få med endast det som de redan lovat deras storkunder. Riktigt fult blev det till slut, då de kallade på krismöten i ett. Givetvis var inget av dessa nya "löften" med i ordinarie plan. Styrgruppen slets mellan säljarnas snyfthistorier och min hårda linje om att vi endast tar in Need To Knows innan prodsättningen. Nice To Knows tar vi efter prodsättning och ser som nytt önskemål. Väldigt bra råd med andra ord!

Jag har oxå läst Anders svar till mig och fått mig en tankeställare.

Jag har ännu inte erfarenheter av att styrgruppen backar upp projektledaren. Dock vet jag att vi var 2 projektledare (en stf) efter en tid då ett projekt blev för dyrt och tidspressat. Detta fungerade mycket bra. Vi backade upp varandra och kompletterade oxå varandra, både i jobbvardagen, samt i veckomöten, och styrgruppsmöten. Detta kanske någon kan dra nytta av!

Av MSC 02 februari 2009 10:10
 
<