Effektiva projektmöten
Patrik Kjellin ger dig tipsen som förvandlar ett vanligt möte till projektets verkliga
språngbräda
 |
|
Patrik Kjellin, International Marketing Manager Projectplace |
Efter långvarigt mailande och intensivt telefonerande fram och tillbaka hade vi till slut enats om en mötestid. Själv hade jag arbetat intensivt under flera veckor; mina ögon värkte efter den sista nattens jobb och pulsen slog snabbt inför min presentation av förstudien.
Förstudien innehöll all information vi behövde för att kunna fatta ett beslut. Men när projektgruppen, med personer som hade rest från hela Sverige, väl samlats visade det sig att endast några hade gått igenom den. Trots att jag både ringt och mailat till var och en för att betona vikten av det. Vi kunde således inte fatta beslut om nästa steg och projektet rann ut i sanden. En god affärsmöjlighet hade gått oss förbi. Kvar var endast kostnaderna för studien.
Känner du igen dig? Har du också erfarenhet av att vissa personer kunde ha förberett sig bättre? Att det är svårt att hitta mötestider? Att alla resor tar tid och pengar från budgeten? Här följer fem tips som istället gör mötet till projektets verkliga språngbräda.
Inget telefonerande och max tre mail
Att boka ett möte kan lätt bli en riktig tidstjuv. Otaliga gånger har jag mailat fram och tillbaka och trott att jag lyckats hitta en tid som passar alla. Men det dyker alltid upp någon som inte kan och jag är tillbaka på ruta ett. Idag använder jag istället möteshanteringen i Projectplace och behöver därför endast maila två till tre gånger. Med verktyget mailar jag en förfrågan till samtliga mötesdeltagare och jag väljer själv hur jag vill meddelas. Svaren struktureras på ett sätt att jag lätt kan utläsa om det finns en tid där alla kan. Om så är fallet bokar jag in den tiden och ett bekräftelsemail går ut. De accepterar tiden och bokningen läggs in i deras Outlook-kalendrar. Det hela är väldigt effektivt och jag sparar massor av tid och energi.
Var inte fler än nödvändigt
Innan ett projektmöte brukar jag be de deltagare jag är osäker på att kommentera på vilket sätt de kan bidra under mötet. Det betyder att vissa kanske inte får någon slutlig inbjudan utan informeras efteråt via Projectplace, som är projektets kommunikationsplats.
Säkerställ att alla har förberett sig
Se till att du har ett bra verktyg för granskning av dokument. Då kan du maila mötesdokument till deltagarna innan mötet och därmed se huruvida en person tagit del av informationen eller ej. Min huvudregel är att de som inte granskat dokumentet innan mötet får avstå detsamma.
Håll mötet online
En stor fördel med ett onlinemöte är att alla delar samma skärm och tar del av samma information, oavsett var de sitter. Jag tycker det är bra att projektteamet träffas i början av projektet men därefter är vanliga möten mer kostsamma och tidsödande.
Ta kontroll över mötesuppgifterna
Med ett professionellt mötesstöd, som Projectplace, får jag kontroll över mötesuppgifterna och kan direkt under mötet fördela och uppskatta tidsåtgången. All rapportering sker sedan i realtid via systemet. Tidigare brukade jag göra detta med hjälp av tabeller i Word. Det fungerade bra i början av projektet men i takt med att nya mötesuppgifter tillkom förlorade jag kontrollen och jag fick ofta göra om tabellerna flera gånger. Det tog lång tid och medförde många gånger obetald övertid.
Kom ihåg, det är bara du själv som kan spara tid åt dig själv. Det är ofta jobbigt att bryta beteendemönster men du kan tjäna på det. Ta dig tid för att spara tid!
Lycka till!
Patrik Kjellin |
» Prenumerera på Project Owl