Så får du ledningsgruppen att lyssna

Vilken enskild faktor skulle betyda allra mest för att underlätta ditt projektarbete?

 I Projectplace senaste omgång av undersökningen ProjektBarometern efterlyste fyra av tio tillfrågade projektledare i första hand ett bättre stöd från ledningen. Vilket kan jämföras med att endast tre procent ville ha mindre styrning uppifrån.

Vad kan då du som projektledare göra för att få ledningen att visa ett mer aktivt intresse för just ditt projekt?

Ett första steg är att fånga deras uppmärksamhet – inte genom att ropa högst utan genom att lyssna. En gyllene regel bland professionella kommunikatörer – om man verkligen vill påverka någons inställning och beteende – är nämligen att inte bara fokusera på vad man själv vill uppnå, utan utgå från målgruppens mål, förutsättningar och drivkrafter. Att betrakta projektet ur deras synvinkel.

Vilka frågor är viktigast – akut eller mer långsiktigt – för dem? På vilket sätt berör ditt projekt deras prioriterade frågor? Eller kan du kanske relatera ditt projekt till företagets mer övergripande mål eller utmaningar?

 När du vet det är det betydligt enklare att fånga målgruppens uppmärksamhet, och göra ditt projekt synligare för rätt personer. Precis som vid andra typer av kommunikation, t ex PR eller reklam, gäller det sedan att upprätthålla intresset genom att hjälpa dem att besvara frågan What’s in it for me? Med andra ord: Varför ska de ägna mer av sin dyrbara tid åt det här? I vilken utsträckning detta bör ske via interna PM, delrapporter, lunchmöten eller formella dragningar beror både på projektets art och på dina egna talanger. Att din exklusiva målgrupp intresserar sig mer för ditt projekt betyder naturligtvis inte att den vill ta del av alla detaljer. Eftersom målgruppen ständigt måste hantera så många olika frågor har du allt att vinna på att fokusera på det väsentliga, men vara väl förberedd inför eventuella följdfrågor.