Snabbare och enklare samarbete

För organisationer som driver många projekt kan hanteringen av dokument bli en flaskhals. Rätt versioner ska ut till rätt personer vid rätt tillfälle och e-mail och delade servrar räcker helt enkelt inte till. Västerås stad driver mängder av byggprojekt samtidigt och måste få ut information både till projektmedlemmar och externa entreprenörer. De började använda Projectplace för att enkelt få ut, dela och granska handlingar. Projektet har varit så lyckat att man nu tar satsningen ännu ett steg.

Marie Brandstedt är projektledare på Västerås stads fastighetskontor.
"När det gäller stora byggprojekt har vi kanske en tre-fyra större, där det rör sig om mycket pengar, rullande samtidigt", berättar Marie Brandstedt. "Samtidigt har vi alltid mängder av underhållsprojekt på gång, det händer saker hela tiden."

Håll koll på dokumenten i molnet

Projekten alstrar mängder av dokument och stora mängder information som ska måste kunna nås av både kommunen och entreprenörerna som utför arbetet. Ofta blir själva volymen av e-mailade dokument svår att hantera.

"Vi ville kunna dela med oss av handlingar fortare och få ett bättre samarbete på internet. Tidigare slutade det ofta med att de olika inblandade hade sina dokument på sina egna datorer och inte där det var tänkt. Det gjorde att det kunde bli svårt att få tag på aktuella handlingar", säger Marie Brandstedt.

Snabba ändringar till alla berörda

Det stora dilemmat för Västerås stad var just handlingarna – hur får man ut dem till alla berörda även utanför projektgruppen? Hur får man enkelt ut en ändring i en ritning till entreprenörerna? Hur hanterar man stora mängder dokument, där bara arkitektritningarna kan räknas i hundratal? Problemet har fått en enkel lösning med Projectplace. Marie Brandstedt pekar på den enkla hanteringen av rättigheter som ett stort plus.
"Det är till stor hjälp att man att man kan välja vilka man vill dela ut dokumenten till och det finns tillfällen då någon part inte behöver ha tillgång till vissa handlingar."

Egna metoder och modeller används i projektverktyget

Grundstrukturen i Projectplace anpassas enkelt med egna mallar och på Västerås stads fastighetskontor har man arbetat fram en egen projektmodell som passar deras arbetsmetoder. Marie Brandstedt och hennes medarbetare kör numera sin nya anpassade projektplats som både är enklare och effektivare med färdiga mappstrukturer för varje nystartat projekt. Tidigare satt de och plockade mappar från den interna servern.

"Byggprojekt är lite speciella. Vi har lagt in våra egna milstolpar i form av programskede och projekteringsskede och vi har även lagt in våra egna mallar. Det är enkelt att bygga upp en egen struktur, men jag tror att Projectplace kan vara till nytta i alla former av projekt, processen är ju liknande."

Budgetplanering och tidrapporter

Under en inkörsperiod har arbetet med Projectplace främst koncentrerats till just dokumenthantering, men nu ska verksamheten ta ytterligare ett steg. Marie Brandstedt berättar att de i projekten nu ska börja använda Projectplace för att dokumentera och rapportera ekonomi och tid.

"Vi kommer att lägga upp information om budget och tidsåtgång. Den person som är ansvarig för investeringsprojekten har tillgång till alla siffror och får en bättre överblick."

Fakta

Land

Bransch