Gemensam struktur för närmare hundra projekt
För Stockholms Läns Landsting är Projectplace ett naturligt samarbetsverktyg
Per Wallin, Projektstöd
Stockholms Läns Landstings centrala förvaltning (LSF) driver nästan hundra projekt i Projectplace, som de upplever som ett flexibelt verktyg som möjliggör högre effektivitet och ökar tillgängligheten för projektmedlemmarna. Projekttiden för olika projekt har kortats ner och ledningen har en strukturerad överblick över hur de enskilda projekten drivs och utvecklas.
Bakgrund
Stockholms Läns Landsting är sedan flera år en flitig användare av Projectplace, både inom områdena kollektivtrafik och hälso- och sjukvård. Vissa projekt är bara kopplade till IT-avdelningen, medan andra involverar många personer både inom landstinget och i externa organisationer.
Projectplace är en naturlig del inom Stockholms Läns Landstings centrala förvaltning (LSF) och har så varit under mer än ett decennium. I dag har man cirka 400 användare. De anställda får access via intranätet, vilket gör att Projectplace är ett naturligt arbetsverktyg.
Behov
Stockholms Läns Landsting har en komplex IT-miljö och har stora krav på sig att vid behov förändra och utveckla IT-systemen. Systemen går i varandra och förändringar påverkar i allmänhet andra delar och ett samarbetsverktyg behöver därför stödja kommunikation och samverkan mellan olika delar i organisationen. Verktyget måste också vara lättillgängligt och enkelt. Organisationen behöver även stöd för att överblicka och att hantera projektportföljen.
Stockholms Läns Landsting har i likhet med många andra aktörer inom offentlig sektor tydliga krav på säkerhet, autensiering och lagring av information. Då man använder sig av internetbaserade tjänster i molnet är det extra viktigt att säkerheten i lösningen utvärderas.
Effektiv och populär lösning
När Stockholms Läns Landsting utvärderat olika typer att samarbetslösningar bedömdes Projectplace vara både billigare och ge bättre tillgänglighet jämfört med om man skulle driva en egen samarbetsapplikation. Möjligheten att bara betala för de som verkligen använder verktyget istället för alla innebär också betydande besparingar.
Ur ett effektivitetsperspektiv minskar onlineverktyget behovet av fysiska möten, vilket minskar antalet resor är positivt även ur ett miljöperspektiv.
Enkelheten att kommunicera gör också att projekten blir mer flexibla och anpassningsbara. Projekttiden har kunnat kortas ner. Projektarbetet drivs också mer effektivt eftersom verktyget anpassats till Stockholms Läns Landstings projektmodell.
För att säkerställa att projektportföljen blir hanterbar har man begränsat antalet projekt som läggs in och arkiverar gamla projekt. I projektverktyget får de en överblick hur projekten utvecklas och även hur många som använder Projectplace. Ur ett individperspektiv är verktyget enkelt att komma igång med. När det egna arbetet förenklas och blir mer effektivt ökar också användningen.