Bonnier samordnade ekonomisystemen för 17 bolag
"Projectplace är ett verktyg som är enkelt att använda och ger bra kontroll över projekten."
Sarah Kernot, projektkoordinator När Bonnier AB tog beslutet att samla löne- och ekonomiadministrationen för de nordiska Bonnierbolagen under ett och samma tak efterfrågades etablerades Bonnier Solutions AB - ett så kallat Shared Service Center. Bonnier Solutions efterfrågade ett webbaserat IT-stöd som kunde vara tillgängligt både för interna och externa parter. I stället för att investera i en egen lösning och server valde Bonnier Solutions det molnbaserade projektverktyget Projectplace, något som gjorde processen både snabbare och billigare.
Samordning av olika system
Hösten 2009 inledde Bonnier Solutions arbetet med att samordna löne- och ekonomiadministrationen för de nordiska Bonnierbolagen och gå från 60 olika system, med över 40 olika systemleverantörer, till ett mindre antal koncernomfattande system.
Att genomföra en migration av den här storleken är ett mycket omfattande projekt. Det är viktigt att lyssna på organisationen, förstå processerna, strukturera och testa. Själva migrationen måste kunna ske utan att tappa tempo eller riskera förlust av informationsflöden på vägen. Samtidigt ska personalen gå över i en ny organisation.
En transparent infrastruktur
Inför etableringen av Bonnier Solutions och migreringen av 17 företagsgrupper saknade Bonnier en gemensam infrastruktur. Deras gemensamma intranät var inte anpassat för att kunna driva och säkerställa projekt. Då bolagens olika ekonomisystem och behov skulle in i ett och samma system behövde man ett projektverktyg som var flexibelt och anpassbart. Förutom verktyg för planering och dokumentation, behövde man en tydlig och transparent projektstruktur.
I och med att många olika konsulter är involverade i projektet är det viktigt att kunna välja vem som har tillgång till vilken information. Vissa personer är delaktiga under en period och lämnar sedan projektet. I Projectplace väljer administratörerna vilka projektdeltagare som har tillgång till vilka dokument och mappar och man kan snabbt lägga till eller ta bort deltagare vid behov.
För det enskilda migrationsteamet är det viktigt att verktyget ger stöd och struktur till det egna projektet. Ett verktyg som underlättar arbetet ökar förstås användningen. En annan funktion Bonnier Solutions värderar är ärendehanteringen som ger tydlig nytta till projektet dess deltagare.
Enklare och mer effektiv kommunikation
Användandet av Projectplace har underlättat kommunikationen både inom projektet och ut mot resten av Bonnierkoncernen. I och med att verktyget är enkelt att lära sig och att använda, har det använts flitigt. Detta har i sin tur inneburit ett kostnadseffektivt sätt att driva projekt framåt.
En viktig del i verktyget har varit möjligheten för projektets alla intressenter att kunna följa projektet och bidra med kommentarer. För projektet har det varit värdefullt att feedbacken är snabb, smidig och lätt att överblicka. Alternativet för Bonnier hade varit en egen lösning med en egen server, men detta hade varit betydligt dyrare och hade dessutom krävt ytterligare IT-resurser för skötsel och utveckling. Dessa resurser har de nu istället lagt på att se till att etableringen och migrationen för Bonnier Solutions går smidigt till en låg kostnad.