Peter Lindgren, driftschef på Banco Fonder, hade väntat på rätt tillfälle att använda ett virtuellt
projektverktyg i organisationen. Han var själv tidigt ute och har ett sådant i föreningsverksamhet ända sedan 1998.
Möjligheten att testa det på jobbet kom när Banco Fonder skulle byta till en ny it-plattform, från en traditionell miljö med fysiska servrar till en ny miljö med virtuella servrar och dessutom fysiskt flytta kontoret i samma veva.
– Vi skulle göra väldigt mycket på kort tid och då blev det ett bra sätt att organisera arbetet, säger Peter Lindgren.
Banco Fonder jobbar i det svenskbaserade Saas-verktyget Projectplace som har funnits sedan 1998. Det användes i både det interna projektet och det för samarbetet med de externa leverantörerna.
– Förvånansvärt många av våra leverantörer hade redan jobbat i projekt där man hade använt Projectplace på olika sätt.
Peter Lindgren har ett månadsabonnemang hos Projectplace och än så länge har det, i de två specifika projekten, använts med upp till tio användare internt på Banco Fonder. Antalet externa användare som kan bjudas in är obegränsat.
– Jag skulle vilja introducera det här till hela organisationen.
De flesta av dem som hittills har använt den virtuella projektmiljön på Banco Fonder har varit från it-sidan och har vanan inne. Men Peter Lindgren tycker att verktyget är intuitivt och ser inga hinder för att alla i organisationen lätt ska kunna ta det till sig. Dessutom erbjuder Projectplace en introduktion som Banco Fonder nappade på.
I projektet att introducera en ny it-plattform var en virtuell projektplats särskilt användbar eftersom den egna it-plattformen helt enkelt var obefintligt när den gamla togs ner till förmån för den nya.
– Projectplace togs emot med nyfikenhet och situationen krävde att vi satte upp något eftersom vi stod mellan två it-plattformar. Då var det viktigt att den där viktiga dokumentationen fanns och att man kunde komma åt den någon annanstans. Så gott som alla har ju en internetuppkoppling även om man jobbar mobilt.
Där kunde Banco Fonder blanda annat dela dokumentation, styrdokument,
projektplanering och ekonomi angående it-projektet.
– Det är mycket administration som man kan spara in på.
Och eftersom it-projektet också inkluderade flera externa leverantörer blev Projektplace ett sätt att mötas virtuellt.
– Det vi har haft stor nytta av är onlinemöten, som sparar pengar i form av tid och kostnader.
I mötena har de använt sig av ljud och möjligheten att visa datorskrivbord med exempelvis en powerpoint-presentation eller dokumentation.
Men att lägga saker i molnet är inte självklart. Särskilt inte för ett företag som Banco Fonder som hanterar en hel del sekretessbelagd information.
– Säkerhetsbiten och att lägga information utanför brandväggen är en känslig fråga. Vi har sett till att inte lägga ut känsliga frågor angående it-biten, säger Peter Lindgren.
– Jag skulle vilja jobba mer såhär, men jag kan tänka mig att det är svårt i bank- och finansbranschen att våga ta steget ut.
Han menar att Projectplace har en bra säkerhetslösning med krypterade dokument, men att den svaga länken är dem man bjuder in och den som har det ”sämsta” lösenordet. När projektet väl är avslutat för man plocka bort de personer som inte längre ska ha tillgång till informationen. Alternativt att man helt avslutar projektet och använder Projectplace arkiveringsfunktion för att istället spara informationen hos det egna företaget innanför den egna brandväggen.
– Risken är störst bland deltagarna om de inte sköter sin lösenordshantering ordentligt, men annars så tycker man att lägger en stor vikt vid att behålla sakerna på Projectplace, säger Peter Lindgren.
Han syftar på att man kan skicka mejl eller sms för att meddela deltagarna om uppdateringar i projektet, men att meddelandena leder tillbaka in på Projectplace genom inlänkningar.
Planen framåt är att hantera projekt över gränserna tillsammans med den nya ägaren Swedbank Robur. Då vill Peter Lindgren utnyttja Projectplaces projektkontor där man kan ha många projekt igång samtidigt.